Обновлен порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обновлен порядок выставления и получения электронных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Частые ошибки в счёте-фактуре

Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.

Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.

Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.

Следствие: НДС не возместят.

Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.

Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.

Ошибка: неверное исчисление НДС.

Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.

Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Основные принципы и правила заполнения СФ

Для создания счета-фактуры используют типовой бланк, предусмотренный Приложением 1 к Постановлению Правительства №1137 от 26.12.11 г. (ссылка в конце статьи).

В нем обязательно отражение всех требуемых законодательством сведений. Основная функция документа — подтвердить отгрузку товара, производство работ или оказание услуг. Не менее важная задача СФ — подтверждение уплаты налога на добавленную стоимость. Именно в соответствии со счетом-фактурой впоследствии засчитывают НДС.

Для всех СФ обязательно проставление порядкового номера. Алгоритм его присвоения в законе особо не оговорен. Как правило, СФ нумеруется в порядке возрастания в пределах налогового периода или календарного года. При необходимости можно резервировать порядковые номера. Министерство финансов допускает и помесячную нумерацию.

Заполнение текстовой части СФ

Требования государства к заполнению счета-фактуры собраны в инструкции, утвержденной вышеназванным Постановлением Правительства. Кроме того, пятый пункт 169-й статьи Налогового Кодекса определяет, какие реквизиты обязательны для данного документа. В соответствии с этими нормативными актами, в СФ необходимо отразить:

• полные или сокращенные названия (согласно учредительным документам) плательщика НДС и покупателя товара (здесь и далее — услуг, работ);
• ИНН, КПП и адреса вышеназванных сторон сделки;
• названия и адреса отправителя (продавец указывает — «Он же») и получателя груза (для работ и услуг данную строку не заполняют);
• при получении авансовых платежей — номер и дату документа об уплате в счет предстоящего получения товаров;
• перечень товаров, при наличии — единица измерения;
• количество товаров;
• валюту платежа, код по ОКВ;
• цену или тариф по договору без НДС (за исключением регулируемых государством тарифов или цен, которые его включают);
• стоимость товара за поставляемое количество без НДС;
• при поставке подакцизного товара — размер акцизного сбора;
• ставку НДС;
• сумму НДС для получателя товара;
• стоимость товара с НДС:
• при наличии — идентификатор гос. контракта, договора или соглашения.

Ответственность за нарушение сроков выставления счет-фактуры

Для того чтобы исключить различные проблемы и недопонимания, необходимость решать проблемы в судебном порядке обеим сторонам договора необходимо знать некоторые особенности и рекомендации по оформлению счет-фактуры.

Стоит отчетливо понимать, что законодательно нет никаких штрафов или ответственности за несоблюдение строгих сроков предоставления счета. Но эта операция является обязательной, для того чтобы покупателем была использования возможности вычета НДС.

При этом если счет, был выдан заранее, этот факт никак не отразится на выполнении вычета НДС. Документ будет считаться активным, даже если был оформлен до предоставления товара или услуги. Все подобные характеристики прописаны в налоговом законодательстве.

При ситуации, когда дата, указанная на документах предшествует моменту отгрузки, это не является ошибкой или нарушением, согласно статьям кодекса и даже в арбитражном суде не будет причиной для отказа вычета.

Штраф может быть наложен налоговой службой, в случае если счета вовсе отсутствуют, или вовремя не предоставлены, нет соответствующих занесений в регистрационную книгу.

В случае если сроки предоставления счетов будут сдвинуты по определенному налоговому периоду, тем не менее, инспекторы налоговой службы могут наложить штраф. Это может касаться ситуаций, когда документ был оформлен в конце текущего периода, а товар предоставлен в начале следующего – это чаще всего считается нарушением. В такой ситуации штраф может составлять не менее 10 000 рублей, при таком же повторном нарушении сумма штрафа будет увеличен до 30 000 рублей.

Помимо этого, некоторые «нечистые на руку» предприниматели, используют ситуацию с невыставлением счетов для того чтобы впоследствии снижению суммы налоговой базы НДС. В такой ситуации штраф будет равняться 20% от долга либо не менее 40 000 рублей. Все суммы штрафов предусмотрены и прописаны в налоговом кодексе, в специальных статьях с которыми можно ознакомиться на официальных ресурсах.

Журнал учета счетов-фактур

Налогоплательщики обязаны не только регулярно составлять счета-фактуры, но и фиксировать их формирование в специальном журнале. Здесь указываются не только выставленные, но и полученные документы, а также приводится информация о книгах покупок и продаж, если прибыль от совершенных операций используется во время расчета сбора.

При совершении разных операций, представленных продажей товаров или передачей прав на имущество, происходит начисление НДС, поэтому требуется внесение сведений в счета-фактуры. Документ фиксируется в журнале полученных и выставленных счетов фактур, а также делается отметка на страницах книги продаж.

Покупатель, который получает от второго участника счет, ставит отметку в книге покупок, что выступает подтверждением его права на получение вычета по НДС. Налог, фиксирующийся в книге покупок и продаж, в будущем переносится в налоговую декларацию, передаваемую в ФНС. Аналогичные документы ведутся поставщиками и покупателями. Отсутствие журнала учета выступает основанием для привлечения компании к ответственности при проведении проверок со стороны инспекции.

В каких случаях не выставляют счет-фактуру

Выше разобрали, в каких случаях выставляется счет-фактура. Теперь необходимо понять, в каких случаях это не происходит.

Субъекты, работающие по специальным налоговым режимам (самозанятые, ЕНВД, УСН и другие), могут не уплачивать НДС.

Но компании, которые пользуются упрощенными режимами, часто сталкиваются с отказом от сотрудничества. Причина в том, что их поставщики на НДС не смогут вернуть часть налога (т.е. вынуждены нести дополнительные затраты).

Не обязаны платить данный налог:

• организации и ИП, которые работают по упрощенным режимам (к примеру, «сидят» на УСН);
• участники проекта «Сколково» (по ст. 145.1 НК РФ);
• организации, работающие в сельском хозяйстве на системе ЕСХН;
• компании, которые сидят на «патентах»;
• фирмы, которые платят ЕНВД (по тем видам деятельности, на которые начисляется «вмененка»);
• субъекты, которые освобождены от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ.

Счет-фактура: сущность

Оформление счетов-фактур — обязательное требование для плательщиков НДС. Подробное пояснение по этому вопросу приводится в НК РФ (ст. 169). Контролирующая инстанция принимает бумагу в роли основания при учете ценностей и прав на имущества. Кроме того, существует порядок применения счетов-фактур другими субъектами — налоговыми агентами, а также иными участниками товарно-хозяйственных отношений.

По правилам бухучета счет-фактура — бумага, относящаяся к категории первичной отчетности. Форма и порядок заполнения оговорен на законодательном уровне. В текущее время налогоплательщики ориентируются на документ Правительства РФ под номером 1137. В нем выделяются правила оформления, а также отмечается возможность сдачи документа в двух формах — электронной и бумажной.

Счет-фактура — сопроводительный документ, который оформляется при проведении различных операций. Подготовка бумаги производится на базе счета, выставленного ИП или компанией. В процессе торговли рассматриваемый документ замещается товарной накладной.

Внешне это бумага, в которой отражены основные данные о товаре (услуге), сторонах сделки и стоимости. Если продавец платит НДС, прописывается параметр налога.

Внесение исправлений в счет-фактуру

Налогоплательщикам следует иметь в виду, что в случае допущения ошибок при заполнении счетов-фактур они могут обратиться к поставщику с просьбой исправить недостатки или заменить неверно оформленный счет-фактуру.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 30 сентября 2002 г. N А56-15528/02 указано на то, что ни ст.169 НК РФ, ни иные статьи гл.21 НК РФ не запрещают вносить изменения в неправильно оформленный счет-фактуру или заменить такой счет-фактуру на оформленный в установленном порядке. Подтверждением устранения недостатков в этом случае могут служить письмо поставщика с указанием причин допущенных неточностей (невнимательность оператора, сбой в компьютерной программе и т.д.), акт, составленный поставщиком и покупателем о внесении исправлений в счета-фактуры, при оформлении которых были допущены неточности, с указанием того, что счета-фактуры, содержащие неправильные сведения, считаются сторонами недействительными и подлежащими замене.

При этом в Постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 19 июня 2003 г. N КА-А40/3897-03 отмечается, что неправильное указание поставщиком своих реквизитов, в частности таких как ИНН, не может повлиять на предоставление вычета по налогу на добавленную стоимость, поскольку покупатель не может нести ответственности за неточность сведений, отраженных в счетах-фактурах, составленных поставщиками товаров, добросовестное исполнение ими своих обязанностей налогоплательщика.

Когда выписывается счет-фактура?

Стандартно при поставке товаров или оказании услуг сначала выставляется счет. Далее, когда отгрузка совершается или услуги оказываются и т.д., на основании счета формируется счет-фактура и товарная накладная (или акт выполненных работ, оказанных услуг). По срокам законодательство накладывает ограничение: в соответствии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ счет-фактура выписывается не позднее пяти календарных дней со дня осуществления поставки продукции (оказания услуг, выполнения работ) или с момента получения полной или частичной оплаты. Отсчет времени начинается со дня, следующего после отгрузки или оплаты.

Важно: компании, применяющие общую систему налогообложения, имеют право не выписывать счета-фактуры тем организациям, которые работают без НДС. Единственный нюанс – согласие на такой вариант должно быть оформлено сторонами в письменной форме.

Обязательные реквизиты

Счет-фактура подлежит учету и регистрации в налоговом ведомстве, если в платежном документе содержатся следующие реквизиты:

1. Порядковая нумерация и дата формирования документа. Нумерует бланки продавец любым удобным для него способом. Единственное требование: нумерация должна выполняться по возрастанию и быть сквозной. В случае ошибки ИП в присвоении номеров (к примеру, после формирования счетов с номерами 16, 17 бизнесмен выписал счет-фактуру под номером 9) оформление вычета проходит по стандартной процедуре. Но такая ситуация может создать путаницу в учете.
2. Наименование участников сделки (продавца, покупателя), их адресные данные, номера, полученные в государственных структурах, позволяющие идентифицировать контрагентов. Название может быть обозначено как в полном, так и в сокращенном виде. Оно должно соответствовать учредительной документации. Адресные данные должны соответствовать Уставу и указываются полностью (вместе с индексом).
3. Название отправителя и получателя груза, их адресные данные. Эти сведения необходимы лишь при продаже продукции. Если груз отправляет сам продавец, то полностью адресные данные отправителя не указываются. В соответствующей сточке прописывается словосочетание «Он же». В некоторых случаях продавцы полностью вносят свои данные, прописывая наименование и адрес. Это допустимо, документ не будет считаться ошибочным. Информация о получателе продукции прописывается детально. В данном случае не имеет значения, являются ли получатель груза и покупатель отдельными субъектами либо представлены в одном лице. Указывается название, адресные данные на основе уставной документации.
4. Перечень реализованной продукции, предоставленных услуг, их измерительные единицы.
5. Количественные характеристики проданной продукции предоставленных услуг.
6. Денежные единицы, используемые при расчетах. На основе Общероссийского классификатора валют в счете-фактуре обозначается код валюты. Наиболее часто используются следующие денежные единицы:
   • если стоимость продукции (услуг) указана в российских рублях, то код 643;
   • при расчете в американской валюте (доллар США) код 840;
   • если стоимость сделки в счете-фактуре обозначена в евро, то код 978.
7. Стоимость единицы продукции (услуги), без налогов.
8. Общая стоимость реализованных товаров (услуг).
9. Ставка налогообложения. Она может быть нулевой либо составлять 10 %, 20 %.
10. Величина налога.
11. Общая стоимость реализованной продукции, предоставленных услуг (учитывая налоги).
12. Для импортной продукции обозначается государство, где она произведена, и регистрационный номер таможенной декларации.

Операции по возврату товара встречаются на практике довольно часто. При оформлении счетов-фактур в этом случае возникают следующие вопросы.

Является возврат некачественного товара реализацией?

По поводу данного пункта существует две точки зрения:

Специалисты Минфина России (письмо от 25 августа 2004 г. № 03-04-11/136) считают, что возврат товара реализацией не является, поэтому при возникновении подобных ситуаций следует заменить ранее выданный счет-фактуру, отразив в новом счете-фактуре сведения о реализованных товарах без учета возвращаемых товаров, и произвести соответствующие перерасчеты с бюджетом по налогу на добавленную стоимость. А суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные продавцом покупателю и уплаченные продавцом в бюджет при реализации товаров, подлежат вычету в случае возврата этих товаров (в том числе в течение действия гарантийного срока) продавцу или отказа от них на основании пункта 5 статьи 171 НК РФ. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

· НДС, начисленный с выручки от реализации товаров, уплачен в бюджет;

· в бухгалтерском учете сделаны корректировки в связи с отказом от товаров;

· не истек один год со дня отказа от товаров.

Напомним, что при реализации товаров счет-фактура выписывается в двух экземплярах, один из которых регистрируется в книге продаж, а другой выдается покупателю. При расторжении договора с покупателем организация с 1 января 2006 года имеет право принять к вычету ранее начисленный НДС, либо с предоплаты (если в счет отгруженных товаров была получена предоплата), либо со стоимости отгруженных, но возвращенных товаров.

Получается, что в случае возврата товаров организация должна зарегистрировать в книге покупок свой собственный счет-фактуру, на основании которого был ранее начислен НДС.

Такая позиция представляется обоснованной, так как при возврате стороны исполняют обязательства на основании того же договора, по которому ранее приобретался товар. Если товар возвращается продавцу по причине отказа покупателя от исполнения договора и покупатель получает ранее уплаченную за товар сумму, то происходит расторжение договора купли-продажи на основании статьи 475 ГК РФ. В результате обе стороны возвращаются в то положение, в котором они находились до поставки товара.

При этом на сумму возврата сторнируются операции по реализации товара, уменьшая задолженность покупателя перед продавцом. Соответственно сторнируется в учете выписанный счет-фактура, если товар по сделке возвращается полностью. Если же происходит частичный возврат товара, что встречается более часто, то в первоначальный счет-фактуру вносятся исправления в соответствии с законодательством, то есть заверяются подписями уполномоченных лиц и заверяются печатью организации-продавца.

Мнение налоговых органов противоположное. Они считают, что при возврате товаров покупателем поставщику происходит переход права собственности, следовательно, осуществляется реализация товаров (письмо УМНС России по г. Москве от 18.03.03 № 24–11/14735). При этом по их мнению, следует покупателю, получившему некачественный товар и желающему его вернуть, выписать счет-фактуру с последующим отражением его в книге продаж. Нужно отметить, что суды также не признают возврат товара реализацией. В постановлении ФАС Московского округа от 25 октября 2004 г. №КА-АЧО/9796-04 указывалось, что возврат продавцу неоплаченных товаров при расторжении договора поставки не является возмездной передачей права собственности.

Допустимо ли выписывать „отрицательный“ счет-фактуру на возвращаемый товар?

Поскольку порядок внесения исправлений в счет-фактуру детально не регламентирован, в настоящее время достаточно широко распространено выставление „отрицательных“ счетов-фактур, причем особенно растиражировано данное явление предприятиями связи и предприятиями, отпускающими электроэнергию. Отметим, что Налоговый кодекс РФ не содержит понятие „отрицательного“ или „сторнировочного“ счета-фактуры, хотя возможность его выставления подтверждается налоговыми органами, например, при возврате товаров, на величину суммовой разницы (письмо Управления МНС России по г. Москве от 10.04.2000 г. № 02–11/14094), при предоставлении скидок (письмо Управления МНС России по г. Москве от 21.03.2002 г. № 26–12/12839). При этом под „отрицательным“ счетом-фактурой понимается счет-фактура, составленный на образовавшуюся по тем или иным основаниям положительную/отрицательную разницу. Такие счета-фактуры должны соответствовать требованиям пунктам 5 и 6 статьи 169 НК РФ и пункту 29 Правил.

На самом деле такая точка зрения представляется ошибочной, поскольку требование пункта 29 Правил состоит в том, что исправления в счетах-фактурах возможны только с заверением подписями должностных лиц организации и печатью продавца.

Однако многие крупные компании с филиальной структурой зачастую не принимают исправленную надлежащим образом счет-фактуру, а просят именно „отрицательную“, мотивируя это тем, что все документы отправлены в головной офис.

Выписывается ли счет-фактура на возвращаемый товар организацией, не являющейся плательщиком НДС, но получившей от поставщика счет-фактуру на товар?

При рассмотрении данного вопроса возможны две ситуации:

1) организация – не плательщик НДС возвращает товар ненадлежащего качества. Гражданский кодекс РФ предусматривает несколько случаев, когда можно отказаться от товара:

· фактическое количество товара, переданное покупателю, не соответствует договору (статья 466 ГК РФ);

· ассортимент переданных товаров не совпадает с ассортиментом, указанным в договоре (статья 468 ГК РФ);

· в товаре обнаружены неустранимые недостатки (статья 475 ГК РФ);

· комплектация товара не соответствует указанной в договоре (статья 480 ГК РФ);

· отсутствие у продавца аналогичной вещи другого размера, фасона, расцветки (статья 502 ГК РФ).

Первый вид документа называется стандартная счет-фактура. Она выставляется продавцом в случае отгрузки товара или оказании услуг. Стандартный вид счета-фактуры выставляется в случае полной оплаты товара или услуги со дня отгрузки товара, выполнения работы, но не позднее 5-ти календарных дней.

Также такая форма счет-фактуры выставляется в случае возврата товара поставщику.

Второй вид документа называется авансовая счет-фактура, которая выставляется в случае предоплаты в счет будущей поставки. Данная форма не должна иметь таких данных, как грузоотправитель, грузополучатель, количество товара, услуг, цена и единица измерения. Зато такие данные как: данные расчетно-платежного документа в ней должны обязательно присутствовать.

Порядок заполнения счета-фактуры, в том числе сводного и нулевого

Для учёта в налоговом органе счёт-фактура должен содержать подобного рода информацию:

• Порядковый номер и дату составления.
• Наименование продавца (поставщика), его адрес и идентификационные номера.
• Наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.
• Наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.
• Название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.
• Количество проданных товаров или объём оказанных услуг.
• Валюту документа, которая используется при переводе денежных средств.
• Цену за единицу товара или услуги без учёта налога.
• Полную стоимость продаваемых товаров, оказанных услуг.
• Налоговую ставку.
• Сумму налога.
• Полную стоимость товаров, оказанных услуг с учётом суммы налога.
• Страну происхождения товара и номер таможенной декларации (только для импортных товаров).

Заполнить счет-фактуру может каждый бухгалтер, но чтобы сделать это грамотно, потребуются определённые знания.

Похожие записи:

• Маткапитал: как получить и на что потратить
• Льготы пенсионерам на проезд в электричках в 2021 году в СПб
• Порядок предоставление дополнительного отпуска ветерану труда