Письмо на возврат денежных средств от поставщика
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо на возврат денежных средств от поставщика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.
Понятие возмещения расходов предприятием
Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.
К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).
Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.
В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.
Электронные служебные записки.
Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.
Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.
Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.
Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.
В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.
Требования к оформлению
Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:
- Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
- При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
- Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
- Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
- Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
- Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.
Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.
Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.
Существует две основные системы снабжения подчинённого деньгами: выдача подотчётных средств и возмещение по факту возвращения. Подотчётные средства выдаются сотруднику бухгалтерией предприятия в соответствии с приказом руководителя. Как правило, общая сумма превышает планируемые затраты. За каждый потраченный подотчётный рубль работник должен будет отчитаться перед бухгалтером по факту возвращения. Если подотчётных средств оказалось недостаточно, и сотрудник использовал свои личные сбережения, они также подлежат возмещению.
Локальным нормативным актом может быть закреплена предварительная выдача денежных средств только на проезд, аренду помещения и суточных. Все остальные расходы сотрудник понесёт из своего кармана с последующим возмещением в бухгалтерии. В этом случае также потребуется отчитаться.
Служебная записка на возврат денежных средств потраченных детей
Общие правила составления В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает. Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере.
Имеется масса случаев, через которые сотрудники тратят свои активы:
- Приобретение канцелярских атрибутов.
- Затраты, совершенные в период командировки (уплата за проживание в гостинице, покупка бензина, проездной на транспорт, еда).
- Платеж услуг связи (сотовая, городская мобильная, телеграмм, посылок).
- Уполномоченные затраты.
Активы могут быть выданные авансом, но также могут быть потрачены личные средства. Когда деньги были выданы авансом, то сотрудник обязан компетентно проинформировать за потраченные активы.
Бумаги визируются основным бухгалтером и директором организации. Последний пишет приказ на компенсацию сотруднику суммы израсходованных активов в целом объеме или частями (когда сотрудник превзошел полномочия).
Капитальные активы, выданные сотруднику в качестве возмещения, не имеет права на обложения налогом на прибыль. Должностная записка пишется на основе образца, ратифицированного внутренним распоряжением организации.
В общественном соглашении указывается последовательность и величина компенсации затрат. Например, приказ работодателя о свойствах возмещения расходов через командировку.
Когда начальник отправляет сотрудника в командировку , то в этом случаи он обязан компенсировать такие расходы:
- Проезд.
- Проживание в гостинице.
- Посуточные.
- Иные расходы с оповещением работодателя.
Как вернуть исправный товар продавцу
Шаг 7. Через три дня придите к продавцу за деньгами. Если он отказывается их возвращать, то такой спор необходимо будет решать в судебном порядке. В этом случае потребуйте от продавца письменный отказ и уведомьте его об обращении в суд (представьте письменную претензию о невыполнении требования о возврате товара надлежащего качества), пригрозив возмещением судебных расходов, неустойкой и компенсацией за моральный вред.
Часто, видя устремленность покупателя, продавцы отступают и выполняют законные требования добровольно. Часто случается, что покупатель после приобретения товара по истечению небольшого срока разочаровывается в покупке. Возникает желание его вернуть и получить за него уплаченную цену. Если у товара есть недостатки, то это сделать не сложно. А если с вещью все в порядке?
Не стоит отчаиваться, есть несколько правил, как обменять товар или вернуть деньги. Для начала следует сказать, что не всякий товар можно вернуть. Шаг 3. Покажите возвращаемый товар продавцу для проверки на отсутствие следов эксплуатации и сохранности заводских ярлыков, пломб и упаковки. И если претензий не будет, то просите продавца сделать об этом отметку в Вашем экземпляре заявления. В случае возникновения споров, решительно доказывайте свою правоту. Лучше всего требуйте подробного пояснения, в чем причина несоответствия возвращаемого товара и других возражений продавца. Шаг 2. Разговор необходимо начинать с предъявления продавцу заявления о возврате товара.
Такое заявление составляется заблаговременно (образец заявления) и к нему приобщается копия товарного документа (квитанция, чек, договора и пр.). Спокойно и миролюбиво объясните свою ситуацию, предложите войти в Ваше положение и вежливо потребуйте, чтобы продавец поставил свою подпись и дату на втором экземпляре заявления, которое остается у Вас. С этого момента Вы зафиксировали дату обращения к продавцу.
Он не сможет в дальнейшем сослаться, что Вы пропустили срок обращения.
Когда используется служебная записка на выдачу денежных средств
Нарушение правил ККМ и кассовой дисциплины могут повлечь административный штраф. Поэтому при выдаче денежных средств из кассы всегда используется служебная записка. Даже когда денежные средства берет директор организации. Требование не распространяется на индивидуальных предпринимателей только в случае, если денежные средства он расходует на личные цели.
Выдача денежных средств может осуществляться как под отчет (работник представляет квитанции и чеки, подтверждая расход денег на определенные цели). Так и связана с иными трудовыми обязанностями. Например, как в нашем примере – выдача заработной платы. В последнем случае служебная записка на выдачу денежных средств требуется не всегда. А в исключительных случаях. А невыплата заработной платы может повлечь административную ответственность и взыскание процентов. Поэтому при форс-мажорах в получении заработной платы рекомендуем работодателю получить от работника соответствующую записку.
Письмо про возврат денег, в том числе ошибочно перечисленных
Оформление такого письма может оказаться необходимым и частному лицу и юридической компании в случае спорных платежей. Форма письма стандартна, корректируются лишь обстоятельства или условия сделки. Необходимо подготовить документы, которые подтверждают зачисление на счет соответствующей суммы. Для юридических организаций таким документом является счет оппоненты указанной суммы, для частного лица – квитанция (чек) об оплате за товар или услуги.
Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации. Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту.
Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.
- В тексте заявления следует указать сложившуюся ситуацию: ошибочный расчет, некачественный товар, а также точную сумму цифрами и прописью. Также нужно указать дату и номер чека, по которому была произведена оплата за товар.
- Далее в тексте заявления указываются реквизиты, на которые нужно перечислить сумму: ФИО получателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки (КПП), расчетный счет, банк получателя, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (Кор/сч).
- В приложении к заявлению указывается акт сверки. В конце документа ставится подпись заявителя и дата заполнения.
В случае ошибки со стороны кассира, т. е. неправильно пробитая сумма на чеке, кассир обязан написать объяснительную записку. Такая записка составляется кассиром на имя руководителя организации, где излагается причина совершения неправильных действий, которые привели к ошибке в кассовом чеке. Причиной может быть невнимательность при работе на кассовом аппарате, переутомление или плохое состояние здоровья, сбой в работе или поломка кассового аппарата и т. п. Данная пояснительная записка прилагается к акту.
Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.
Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.
В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
Когда используется служебная записка на выдачу денежных средств
Нарушение правил ККМ и кассовой дисциплины могут повлечь административный штраф. Поэтому при выдаче денежных средств из кассы всегда используется служебная записка. Даже когда денежные средства берет директор организации. Требование не распространяется на индивидуальных предпринимателей только в случае, если денежные средства он расходует на личные цели.
Выдача денежных средств может осуществляться как под отчет (работник представляет квитанции и чеки, подтверждая расход денег на определенные цели). Так и связана с иными трудовыми обязанностями. Например, как в нашем примере – выдача заработной платы. В последнем случае служебная записка на выдачу денежных средств требуется не всегда. А в исключительных случаях. А невыплата заработной платы может повлечь административную ответственность и взыскание процентов. Поэтому при форс-мажорах в получении заработной платы рекомендуем работодателю получить от работника соответствующую записку.
Расходный кассовый ордер сотрудник бухгалтерии оформит в любом случае. На основании поступившей на исполнение служебной записки с резолюцией руководителя.
Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)
71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.
Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки : при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности , подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.
Служебная записка
Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.
Петров И.И. 03.05.2003
Виза бухгалтерии:
Авансовый отчет № 30 от 03.05.2003 представлен.
Бухгалтер Иванова М.И.
Виза руководителя:
Бухгалтерии выдать Иванову И.И. сумму в размере 1 200 руб.
Директор Сидоров А.А.
Дополнительным аргументом будет наличие полученной от продавца счет-фактуры , выписанной на предприятие в соответствии с предъявленной покупателем доверенностью. Ведь при продаже физическим лицам вместо счет-фактуры, накладной и корешка приходного ордера покупателю выдается чек ККМ и товарный чек . С 01.01.02 при покупке за наличный расчет юридическим лицом не взимается налог с продаж .
Пример «правильного» набора первичных документов:
Работник Петров И.И. подал служебную записку и авансовый отчет на сумму 1 000 руб. К ним были приложены:
1) Корешок к приходному ордеру на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графе «получено от» значилось «ООО «Сатурн» через Петрова И.И.»;
2) Накладная (в графе «получатель» значилось «ООО «Сатурн»);
3) Счет-фактура на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графах «получатель» и «плательщик» значилось «ООО «Сатурн»).
Если покупка совершена в сети розничной торговли и вместо «правильного» набора документов работник представил чек ККМ и товарный («мягкий») чек, то в этом случае решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1) приказ (оформленный до даты оплаты) и 2) служебная записка (составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом).
Понятие возмещения расходов предприятием
Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.
Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.
К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).
Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.
В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.
Департамент общего аудита о расходах по оплате такси
В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками.
Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте). В самом низу бланка — описание прилагаемых документов. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы. Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.
Образец служебной записки на возмещение расходов
О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры.
Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина. Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил. Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:
- Покупка канцелярских принадлежностей;
- Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
- Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
- Представительские расходы.
Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные.
Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства. Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен:
- Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
- Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
- Выполнять служебные задания по приказу руководства;
- Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
- Получить от продавца счёт-фактуру.
В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же. Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.
Служебная записка Прошу возместить мне понесённые мной в сумме хх руб.
хх коп. расходы в интересах предприятия.
Образец служебной записки на возмещение расходов
Например, приказ работодателя о свойствах возмещения расходов через командировку.
Проезд. Проживание в гостинице. Посуточные. Иные расходы с оповещением работодателя.
Сотрудник, какой работает в организации, может надеяться на возмещение командировочных затрат и другой компенсации, связанной с командировкой по работе. К расходам имеют отношение покупка билетов до места направления и назад, посуточные, расходы которые относятся к покупке жилплощади, а также другим видам затрат.
Бухгалтер точно обязан учитывать выплаты возмещенных сумм. Потому что это может повергнуть к такой ситуации с контролирующими управлениями и к потерям в материальном деле компании.
В Трудовой Кодекс Российской Федерации анализируется понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это поездка работника за границы постоянного рабочего пункта по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения по работе.
В командировку наемник может ехать только тогда когда у него есть трудовой договор.