Недостача в кассе:как выявить, кто виноват и что делать?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача в кассе:как выявить, кто виноват и что делать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.
Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта.
Случай из жизни предпринимателя
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.
На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
- Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Как взыскать недостачу с кассира
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Сумма недостачи меньше среднего месячного заработка кассира? ¦
L-----------------T---------------------------------------T----------------
¦ ¦
Да Нет
¦/ ¦/
------------------+------------------¬ --------------+---------------¬
¦ Приказ о взыскании принят в течение¦ ¦ Кассир согласен возместить ¦
¦месяца со дня установления комиссией+-Нет->¦ сумму недостачи? ¦
¦ размера недостачи? ¦ ¦ ¦
L-----------------T------------------- LT------------T----------------
¦ ¦ ¦
Да Да Нет
¦/ ¦ ¦/
------------------+------------------¬ ¦------------+---------------¬
¦ Сумму недостачи можно удержать ¦¦ из зарплаты кассира. Его согласия ¦ ¦ обнаружения недостачи ¦
¦ на это не требуется. Однако общий ¦ ¦необходимо обратиться в суд¦
¦ размер удержаний при каждой выплате¦ ¦ с исковым заявлением о ¦
¦ зарплаты не должен превышать 20% ¦ ¦взыскании долга с работника¦
L------------------------------------- L----------------------------
Схема
Отдельно следует сказать о ситуации, когда недостача возникает по вине несовершеннолетнего работника. Например, это может быть 16-летний курьер, потерявший вверенные ему деньги. Согласно ст. 242 ТК РФ работники, которым не исполнилось 18 лет, несут полную материальную ответственность лишь за ущерб, причиненный умышленными действиями, в состоянии токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или проступка. Недостачу, возникшую по другим причинам, с таких лиц можно взыскать только в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Бланк и образец заполнения ИНВ-15
Унифицированный бланк «Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)» утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Скачать бланк акта инвентаризации наличных денежных средств формы ИНВ-15 можно в начале статьи.
Быстро разобраться с тем, как заполняется этот бланк, вам поможет образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15.
Оборотная сторона акта может не заполняться, если по результатам инвентаризации никаких нарушений не выявлено.
***
Инвентаризация кассы регулярно проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель. Ее результаты отражаются в акте ИНВ-15. Этот документ не только подтверждает фактические остатки денег и ценностей в кассе, но и позволяет руководству сделать вывод о компетентности и дисциплинированности сотрудников, отвечающих за кассовые операции и сохранность наличных средств, и при необходимости принять соответствующие меры.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».
Итак, результаты ревизии обобщаются, для чего составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе. При выявлении отклонений от учетных данных обязательно заполняется оборотная сторона акта, где перечисляются установленные нарушения, дается объяснение кассира и выносится решение руководства по поводу устранения несоответствий.
Как правило, если при ревизии кассы установлены излишки, то после получения письменных объяснений кассира, они приходуются в кассу в день проверки. Недостачи же подлежат взысканию с виновного лица.
Заполнять акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе можно на компьютере либо от руки чернилами синего или черного цвета, не допуская ошибок и помарок. Составляется акт в 2-х экземплярах, подписывается членами комиссии, а кассир расписывается в том, ответственен за все пересчитанные ценности.
| Код 012310301/3 договор № об общих условиях проведения операций по покупке/продаже наличных денежных средств и операций приема наличной иностранной валюты на инкассо… | Договор об общих условиях проведения операций по покупке/продаже наличной иностранной валюты и операций приема наличной иностранной валюты на инкассоУстава, Положения о филиале, с одной стороны, и, именуемый в дальнейшем “Контрагент”, в лице, действующего на основании Устава, с… |
| Курсы для проведения операций покупки и продажи наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской Федерации: Наименование валютДля совершения операций с иностранной валютой отделениями, организационно подчиненными Московскому банку Сбербанка России оао, оперу… | Курсы для проведения операций покупки и продажи наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской Федерации: Наименование валютДля совершения операций с иностранной валютой отделениями, организационно подчиненными Московскому банку Сбербанка России оао, оперу… |
| Курсы для проведения операций покупки и продажи наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской Федерации: Наименование валютДля совершения операций с иностранной валютой отделениями, организационно подчиненными Московскому банку Сбербанка России оао, оперу… | Список банкоматов с функцией приема наличных, совершающих операции покупки наличной иностранной валюты (доллар сша, евро) |
| Перечень валютно-обменных операций с наличной иностранной валютой, совершаемых подразделениями Сибирского банка Сбербанка России ОАОПродажа наличной иностранной валюты одного иностранного государства (группы государств) за наличную иностранную валюту другого иностранного… | Курсы для проведения операций покупки и продажи наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской ФедерацииОао «Сбербанк России», расположенный по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 19, устанавливает следующие курсы |
| Курсы для проведения операций покупки и продажи наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской Федерации: Наименование валютОао «Сбербанк России», расположенный по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 19, устанавливает следующие курсы | Курсы для проведения операций покупки и продажи наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской Федерации: Наименование валютОао «Сбербанк России», расположенный по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 19, устанавливает следующие курсы |
Инвентаризация денежных ресурсов и ЦБ, которые хранятся в кассе, проводиться как в плановом формате, так и внеплановом. В первом случаи сам кассир, являющийся МОЛ, предупреждается о таких действиях. При внеплановой проверки МОЛ не предупреждается, поскольку главной целью внеплановой ревизии оказывается проверка компетентности самого кассира. Инвентаризация любого характера осуществляется инвентаризационной группой, члены которой утверждается приказом директора.
Сама проверка осуществляется путем пересчета имеющихся в наличии денег и ЦБ с учетом последних ордеров, которые кассир сдает комиссии и подтверждает факт того, что они являются последними на отчетную дату.
После провидения аудита формируется итоговый документ. Акт инвентаризации денежных средств в кассе бланк имеет стандартную форму и рекомендован методическими пояснениями Минфина.
Особенности проведения ревизии кассы
Минфин РФ регулирует проведение ревизий всех активов предприятий, в том числе наличных денег. Все проверки осуществляются по разработанной приказом № 49 от 13.06.1995, методике. Этот НПА определяет порядок действий и оформления полученных итогов.
Ревизия кассы может быть отдельной проверкой или стать этапом комплексной разнонаправленной ревизии, осуществляемой вышестоящей организацией или департаментом ведомственного контроля. Но чаще инициатором проверки кассы выступает руководитель фирмы, поскольку деятельность предприятия должна контролироваться изнутри. Периодичность проведения контролирующих мероприятий закрепляется в УП. Обычно, в порядке внутрифирменного аудита, ревизию кассы планируют на конец отчетного периода и обязательно на 31 декабря.
Санкции за нарушения кассовой дисциплины
Нарушения кассовой дисциплины, установленные в ходе выездной или камеральной проверки сотрудниками ИФНС, могут привести к штрафам по ст. 15.1 КоАП РФ в размере от 40 до 50 тыс. руб. Срок давности — два месяца со дня нарушения кассовой дисциплины ( КоАП РФ).
Резюмируя сказанное выше, заметим:
- Любая компания, работающая с наличными деньгами, не застрахована от ошибок и некомпетентности сотрудников. Организация контроля за ведением кассы возлагается на директора предприятия, который может инициировать проведение внезапной ревизии с целью выявления нарушений и принятия мер по их устранению. Снять с себя изрядную долю ответственность можно только, передав весь учет или его часть аутсорсинговой компании.
- В отдельных случаях действующее законодательство обязывает компании осуществлять надзорные мероприятия в плановом режиме, при этом порядок проведения любых проверок регламентируется НПА.
- Передача ответственности за ведение кассовых операций профессионалам аутсорсинговой компании поможет избежать непредвиденных расходов и повысить экономическую эффективность бизнеса.
Оформление проверки кассы
Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.
Но надо учитывать, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 утвердил новые формы, используемые при проведении и оформлении результатов проверок на предмет соответствия фактического состояния данным бухгалтерского учета.
Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы.
бланк акта инвентаризации наличных денежных средств
Госкомстат РФ указал, что названный формуляр служит для отражения итогов проверки наличия денег и денежных документов в кассе предприятия. Все ценности в поименованном подразделении подлежат сплошному пересчету и сверке с данными бухучета. Формуляр заполняется на компьютере или от руки. Допускается использование чернил черного или синего цвета.
Однако, несмотря на важность этого документа, Госкомстат не утвердил образец заполнения бланка инвентаризации кассы ИНВ-15. В связи с этим сотрудник компании, заполняющий итоговый документ проверки, должен его оформлять аккуратно и безошибочно. Не допускается наличие в форме подчисток, подтирок или помарок. Итоговый акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией в полном составе, а также материально ответственными лицами. Его содержимое сообщается руководству предприятия.
Акт должен содержать:
- наименование предприятия и его структурного подразделения;
- документ, явившийся основанием проверки;
- номер и дату формы, а также момент инвентаризации;
- расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества в кассе;
- фактическое наличие ценностей;
- пояснения по недостаче или избытку содержимого, а также решение директора по дальнейшим действиям.
Указание всей информации позволит говорить о надлежащем оформлении итогов инвентаризации.
Инвентаризация наличных денежных средств
Порядок проведения инвентаризации денежных средств прописан в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49.
Инвентаризация денежных средств в кассе производится в присутствии материально ответственного за денежные средства лица (как правило, кассира). Инвентаризационная комиссия должна пересчитать деньги в кассе и сверить их с остатком по кассовой книге. Во время инвентаризации комиссия также изучает кассовую книгу, отчеты кассира, ПКО и РКО и т.д.
Результат проверки надо оформить актом ИНВ-15 (подробнее об оформлении акта читайте в отдельной консультации). При годовой инвентаризации оформляется 2 экземпляра акта, при смене кассира – 3 экземпляра. Один экземпляр остается у кассира, сдающего наличные деньги, второй – у принимающего кассира, а третий передается в бухгалтерию. Акты подписывают все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей.
Во время инвентаризации денежных средств в кассе операции по приему и выдаче денег не производятся.
Каковы основные функции процедуры?
Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:
- Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
- Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
- Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
- Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
- Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
- Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
- Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учета наличных денег, поступающих в кассу.
- Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.
Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.
Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.
Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы
Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.
В соответствующие разделы акта вносятся:
- название организации;
- наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
- документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
- номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
- подпись кассира в расписке;
- фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
- учетные данные денежных активов;
- данные результатов ревизии;
- пояснение выявленных излишек/недостач;
- подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.
Какие договоры с банком на ведение расчётного счёта подлежат инвентаризации?
В случае, если у организации открыт расчётный счёт в банке, т.е. заключён соответствующий договор – такая организация обязана проводить инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте. Договор, заключённый между юридическим лицом и кредитной организацией на проведение расчётных операций в валюте Российской Федерации или иностранного государства, называется расчётным договором.
Важно! Любое юридическое лицо имеет право заключать несколько расчётных договоров и, соответственно, открывать несколько расчётных счетов как в одной кредитной организации, так и в нескольких. Расчётные счета могут открываться параллельно друг другу.
Если у организации имеется несколько расчётных счетов – инвентаризация денежных средств проводится в отношении каждого расчётного счёта или вклада.
В том случае, когда у организации возникает необходимость проведения расчётов с контрагентом исключительно в валюте иностранного государства, то такой расчётный счёт будет относиться к валютному счёту и тоже будет подвергаться инвентаризации, но с указанием той валюты, ради которой был открыт.
Когда проводится инвентаризация кассы
Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной (п.1.5 Методических указаний № 49):
- смена материально ответственных лиц;
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
- реорганизация / ликвидация организации.
Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.
Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:
- по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
- по требованию следственных и контрольных органов.
Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.