Как писать объяснительную на работе
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как писать объяснительную на работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Как написать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей
При написании записки в правом верхнем углу необходимо указать ФИО руководителя, на имя которого эта записка пишется и его должность, а также свою должность и ФИО.
Затем посередине листа пишется «Объяснительная записка». Далее провинившийся работник подробно излагает всю ситуацию – расписывает причины совершения им проступка, что явилось предпосылкой для этого и другие факты, имеющие непосредственное отношение к данной ситуации.
В обязательном порядке нужно указать дату проступка. Также необходимо перечислить свои основные обязанности и указать руководителю на свою ошибку
Ни в коем случае нельзя переносить свою вину на непосредственного начальника или на других работников структурного подразделения. Это может привести к последствиям противоположного характера. Также не стоит сетовать на то, что «плохо помню свои должностные обязанности» или «не был с ними толком ознакомлен».
Самое лучшее для провинившегося – это написать чистую правду. Можно ссылаться на плохое самочувствие или переутомление, но нельзя указывать, что «устал, так как начальник не даёт отпуск или отгул».
Основная мысль объяснительной записки это то, что подобное больше не повторится, работник полностью осознаёт свою вину и приложит максимум усилий для исправления последствий (если они есть), которые повлекло за собой его нарушение.
В конце записки ставится дата её составления, подпись работника и её расшифровка. Подать объяснительную нужно как можно раньше! Работник сам лично относит записку в отдел кадров, где она должна быть зарегистрирована должным образом. Если штат предприятия не велик, и руководитель предприятия принимает работников лично, то можно передать записку лично в руки.
На что не следует ссылаться?
Указывая причины, приведшие к невыполнению своих обязанностей, многие могут допустить ошибки, неправильно указав причины. Так, никогда и не при каких обстоятельствах нельзя:
- Обвинять в случившемся коллег или, тем более, начальство. Это лишь приведет к еще большим неприятностям.
- Указывать, что вы не ознакомлены со своими прямыми обязанностями или забыли их. Ссылаться на данный аргумент можно лишь в том случае, если при заключении трудового договора вы действительно не были ознакомлены с обязанностями и не расписывались в соответствующем документе.
- Приводить в качестве аргументов ложные факты, которые легко проверить.
На что не следует ссылаться
При составлении объяснительной записки следует быть корректным. Безусловно, причинами происшествия могут быть различные обстоятельства и причастны конкретные люди. Но если выпала честь писать объяснение ситуации конкретному специалисту, следует помнить, что не все можно говорить.
В первую очередь следует избегать слишком эмоционально окрашенной речи, нецензурных и бранных выражений. Не стоит обвинять коллег или начальника в некомпетенции или халатности, а себя выставлять жертвой, представлять ложные факты.
Также не самым удачным будет, если написать, что не знал, как что-то сделать, забыл или не был ознакомлен. Это не будет оправдывать человека, а повлечет больше нареканий.
Правильным будет изложение ситуации в той последовательности, как все произошло. Не нужно утаивать какую-то информацию или врать. Не стоит вести себя как ребенок и пытаться переложить вину на кого-то или обстоятельства, сравнивать себя с коллегами и тому подобное. Лучше честно признать свои недочеты и огрехи в работе. Как известно, признание вины смягчает наказание.
Невыполнение плана наиболее типичное должностное нарушение. Это может быть план продаж за определенный срок, или план работы по проекту. Подобные нарушения могут привести к сбоям в рабочем процессе, уменьшении прибыли компании, а также репутационным рискам.
Для предотвращения негативных последствий, в том числе как воспитательная мера можно потребовать с персонала объяснительную о невыполнении поставленного плана.
Запрашивая данный документ, следует хорошо подготовиться. Для этого нужно иметь письменные доказательства, какой план и в какие сроки был поставлен. Как он был доведен до работников (желательно в письменной форме под подпись). Какие результаты достигнуты за конкретное время.
Сотрудники в записке должны также указать причины невыполнения плана (объективные и личные), что было предпринято для улучшения ситуации, свое видение для исправления недочета. На сопоставлении данных следует принимать решение о применении дисциплинарного наказания или нет.
Кто может требовать объяснительную
По закону затребовать объяснительную может работодатель. На ум сразу приходит мысль, что это должен быть директор организации. По большому счету, это так. Чаще всего именно руководитель компании принимает решения о дисциплинарном взыскании работников, проведении служебных расследований и мер пресечения происшествий.
Однако в современных крупных организациях руководитель не всегда может это исполнять. Речь идет о компаниях с разветвленной сетью подразделений, многочисленных филиалов и обособленных подразделений. Для решения такой проблемы есть два выхода:
Наделение ответственных лиц полномочиями заключения трудовых отношений и привлечение сотрудников к дисциплинарным взысканиям в случае необходимости. Чаще всего к таким лицам относятся руководители филиалов и специалисты кадровой службы. Для наделения полномочий издается соответствующий приказ, иногда оформляется доверенность.
В случае временного отсутствия начальника важно позаботиться, кто будет исполнять его функции по кадровым вопросам. Для этого издается приказ на определенный срок о временном исполнении обязанностей с их полным описанием.
Таким образом, даже при очевидном нарушении трудовой дисциплины далеко не каждый сотрудник организации, в том числе имеющий руководящий пост, может требовать объяснительную от виновника происшествия. Чтобы избежать подобного конфуза и своевременно принимать меры по решению проблемы, стоит заранее назначить ответственных лиц, наделенных данными правами.
Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.
Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.
Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.
Другие поводы к написанию объяснительных
Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.
Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.
Объяснительная о невыполнении должностных обязанностей
Объяснительная о невыполнении должностных обязанностей – это служебная записка, в которой сотрудник излагает причины и обстоятельства невыполнения своих должныстных обязанностей, которые должны быть прописаны в трудовом договоре. Определенные обязанности сотрудника прописываются в трудовом договоре, список этих обязанностей отражается в должностной инструкции, с которой работник должен обязательно ознакомиться под роспись до начала работ. Если работник не был ознакомлен с данными документами, то и требовать с него исполнения обязанностей нельзя.
Без такой записки работодатель не имеет права применять к своему сотруднику дисциплинарное взыскание. Каким будет дисцилинарное взыскание – напрямую зависит от руководства, но большую роль играет то, как провинившийся сотрудник сможет описать причины и обстоятельства произошедшего в объяснительной, которая может иметь как опровдательный, так и поясняющий характер. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в обьяснительной, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.
Преобладающей части граждан приходилось хотя бы единожды опаздывать на работу. В некоторых случаях выход на службу невозможен ввиду объективных либо субъективных причин. Также не исключена вероятность невыполнения возложенных обязанностей в установленные сроки. Иногда совершенные сотрудником ошибки сказываются на качестве работы. Подобные нарушения могут быть обусловлены уважительными причинами. Главной задачей работника должно стать донесение до начальника сути произошедшего наиболее выигрышным для себя образом.
Для разъяснения серьезных ситуаций используется письменная форма изложения, предполагающая составление определенного документа. В данном случае имеется ввиду объяснительная записка. Она может быть составлена как в оправдательном, так и в пояснительном ключе.
Предоставляемая начальству объяснительная записка входит в число документов официального характера. При ее оформлении следует придерживаться некоторых правил. В этом документе должны быть приведены сведения, объясняющие причину нарушения/проступка. Таким образом сотруднику предоставляется возможность высказывания собственного видения на сложившуюся ситуацию/проблему с целью оправдания перед начальником.
За правильность оформления объяснительной записки отвечает составляющее ее лицо. Принимаемое руководством решение зависит от убедительности приводимых доводов. Не последнюю роль играет грамотность изложения перечисленных в документе фактов. При соблюдении этих условий мера взыскания может оказаться минимальной, а то и вовсе отсутствовать.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Если работник не выполняет свои должностные обязанности или выполняет их не должным образом, то работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание, но сделать он это сможет только при наличии письменного объяснения сотрудника.
Сотруднику следует написать объяснительную записку с указанием причин невыполнения должностных обязанностей должным образом. Обязанность сотрудника выполнять определенные обязанности на рабочем месте прописывается в трудовом договоре, список этих обязанностей отражается в должностной инструкцией, с которой работник должен обязательно ознакомиться под роспись. Если работник ознакомлен не будет, то и требовать с него будет не возможно исполнения обязанностей.
Поэтому работодателю следует не упустить этот момент при приеме нового работника, предоставить ему для чтения должностную инструкцию и потребовать проставления ознакомительной подписи на документе. Только при наличии этой подписи можно что-то требовать от сотрудника.
Если прописанные обязательства работник исполнять не хочет, либо исполняет их не так, как от него требуется, допускает систематические ошибки в работе, то работодатель вправе потребовать от работника объяснительную записку.
Работнику следует внимательно отнестись к составлению данного документа, продумать его содержимое, ведь именно по объяснениям работника руководитель будет принимать решение о возможности наказания.
На что не следует ссылаться
При составлении объяснительной записки следует быть корректным. Безусловно, причинами происшествия могут быть различные обстоятельства и причастны конкретные люди. Но если выпала честь писать объяснение ситуации конкретному специалисту, следует помнить, что не все можно говорить.
В первую очередь следует избегать слишком эмоционально окрашенной речи, нецензурных и бранных выражений. Не стоит обвинять коллег или начальника в некомпетенции или халатности, а себя выставлять жертвой, представлять ложные факты.
Также не самым удачным будет, если написать, что не знал, как что-то сделать, забыл или не был ознакомлен. Это не будет оправдывать человека, а повлечет больше нареканий.
Правильным будет изложение ситуации в той последовательности, как все произошло. Не нужно утаивать какую-то информацию или врать. Не стоит вести себя как ребенок и пытаться переложить вину на кого-то или обстоятельства, сравнивать себя с коллегами и тому подобное. Лучше честно признать свои недочеты и огрехи в работе. Как известно, признание вины смягчает наказание.
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
На чье имя адресовать?
В связи с тем, что объяснительная записка является внутренним трудовым документом, то в каждой компании оговариваются правила предоставления деловых бумаг правилами внутреннего трудового распорядка.
Как правило, подобная документация составляется на имя того человека, кому подчиняется сотрудник, т.е. либо на имя непосредственного начальника, либо на имя генерального директора компании.
Если в локальных нормативных актах не указаны иные подчинительные связи, то записка составляется на имя непосредственного руководителя сотрудника.
Однако, генеральный директор компании может издать отдельный акт, в котором назначит специального председателя комиссии по расследованию случившегося инцидента. В этом случае, вся документация пишется на имя председателя.