Командировочное удостоверение нужно ли оформлять в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение нужно ли оформлять в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись).

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек).

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.

Причины отмены удостоверений со служебными заданиями

Главная причина отмены удостоверений со служебными заданиями заключается в том, что процесс оформления занимал много времени и мешал выполнению задач. Часто возникали проблемы с получением подписей руководителей и согласованием документов. В результате это замедляло работу и истощало ресурсы компании.

Однако компании в настоящее время всё ещё могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, при условии, что они считают его необходимым и это прописано в их внутренних нормативных актах. В сущности, этот документ, заполненный согласно установленной форме, подтверждает несколько фактов:

• что поездка работника была обусловлена производственной необходимостью;

• что командировка проходила в указанные сроки;

• что работник был фактически в месте назначения и провел встречи с принимающей стороной.

Когда нужно командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение обязательно требуется в случаях, когда работник направляется в другой город или страну в официальной служебной поездке. Оно подтверждает статус сотрудника и основание для его временного нахождения на территории, где находится место командировки. Без этого документа сотруднику может быть отказано в предоставлении услуг или его деятельность может быть признана незаконной.

Кроме того, командировочное удостоверение является важным документом для социальной защиты сотрудника. Оно обеспечивает гарантии работника во время временных командировок, такие как право на отпуск и оплату расходов на проживание и питание.

В целом, получение командировочного удостоверения является неотъемлемым условием для проведения официальных служебных поездок. Оно помогает сотруднику иметь официальный статус и защиту во время временного нахождения за пределами места работы. Без этого документа могут возникнуть проблемы и задержки во время командировки, и, возможно, даже штрафные санкции за неправомерное пребывание на территории командировки.

Командировка как факт хозяйственной жизни

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Бланк командировочного удостоверения дается работнику перед отъездом в поездку – это двухсторонний бланк, содержащий сведения о самой командировке, работнике, который в нее направлен, и посещенных местах по месту назначения.

В бланке Т-10 на лицевой его части нужно заполнить следующие реквизиты:

• Наименование организации, ОКПО;
• Номер – порядковый номер, который присваивается документу работником, ответственным за сохранность и регистрацию подобных документов (работник бухгалтерии, секретарь);
• Дата заполнения командировочного удостоверения;
• ФИО работника, табельный номер;
• Структурное подразделение;
• Должность работника;
• Населенный пункт, в который направляется командируемый, название организации, которую он должен посетить;
• Цель командировки – берется из приказа;
• Продолжительность – также берется из приказа на командировку;
• Паспортные данные: номер, серия.

Указанные выше сведения могут быть заполнены непосредственно в организации еще до отъезда.

На оборотной стороне бланка командировочного удостоверения вносятся данные обо всех местах, в которых побывал работник, эти данные вносятся уже в процессе поездки.

Первая запись будет выполнена в организации работодателя, то есть в месте, из которого отъезжает работника – пишется название организации, дата, должность, подпись и ФИО лица, внесшего эту запись, ставится печать.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2021 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.

Новые требования к оформлению командировочного удостоверения в 2024 году

В 2024 году вступают в силу новые требования к оформлению командировочного удостоверения, которые необходимо учитывать при его заполнении. Эти изменения были внесены в связи с усилением контроля и безопасности при осуществлении служебных командировок.

Во-первых, теперь требуется указывать более подробную информацию о регламенте командировки. В документе должны быть указаны даты начала и окончания командировки, а также точное место назначения. Это позволит контролировать время и маршрут служебной поездки.

Во-вторых, по новому требованию в командировочном удостоверении должны быть указаны цели и задачи командировки. Это поможет организациям и службам безопасности контролировать и анализировать целесообразность и обоснованность отправки сотрудника в командировку.

Дополнительно, новые требования включают необходимость указания контактной информации руководителя сотрудника и ответственного лица за командировку. Также, в случае привлечения сотрудника к участию в служебной командировке в страну с повышенным риском, требуется указать информацию о получении соответствующих медицинских прививок и необходимых вакцинационных справок.

Соблюдение этих новых требований к оформлению командировочного удостоверения является обязательным для всех сотрудников, отправляемых в служебную командировку в 2024 году. Это позволит улучшить безопасность и эффективность проведения командировок, а также обеспечить более глубокий контроль над ними.

Упрощенное оформление командировочного удостоверения в 2024 году

Одной из важных новостей для сотрудников и работодателей является введение упрощенного порядка оформления командировочного удостоверения в 2024 году. Согласно новым правилам, документ будет иметь упрощенный вид и гораздо меньше требований к заполнению. Это значительно облегчит процесс оформления командировки и сэкономит время для всех сторон.

В ходе упрощенного оформления командировочного удостоверения в 2024 году будут применены следующие изменения:

• Убраны лишние поля и сведения, которые ранее требовались для заполнения. Теперь необходимо будет указать только основные данные сотрудника и информацию о командировке, такие как даты выезда и возвращения, цель и место пребывания.
• Упрощены процедуры подписания и утверждения документа. Ранее требовалось несколько подписей и печатей, теперь будет достаточно только подписи руководителя организации.
• Введены электронные форматы командировочного удостоверения. Теперь сотрудник может оформить документ в электронном виде, что значительно облегчит его хранение и передачу.

Упрощенное оформление командировочного удостоверения в 2024 году будет полезным изменением для всех организаций и сотрудников. Благодаря этому изменению, процесс оформления командировок станет быстрее и удобнее, что позволит сотрудникам больше времени уделить непосредственно своим служебным задачам.

Если сотрудник едет на личном транспорте

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

• Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
• Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
• Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);

3) расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Правила оформления и заполнения

Хотя командировочное удостоверение отменили, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков считают этот документ удобным и продолжают использовать. Поэтому рассмотрим подробнее правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется не одномоментно, а в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

• название компании-работодателя;
• номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
• информацию о работнике (Ф.И.О., табельный номер, должность, подразделение);
• место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
• цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

• точных дат начала и окончания поездки;
• номера документа, подтверждающего личность сотрудника.

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в самом процессе командировки. Это:

• дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
• дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
• дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
• дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Для чего было нужно командировочное удостоверение

Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
• документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

1. куда был командирован работник (организация или местность);
2. с какой целью;
3. на сколько дней он был направлен в командировку;
4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

Обязательное оформление

Оформление командировочного удостоверения осуществляется в соответствии с законодательством и внутренними положениями компании. В документе указываются период командировки, цель, место, а также предоставляемые льготы и возмещение расходов. Оно должно быть составлено на фирменном бланке организации, содержать необходимые сведения о сотруднике и подпись руководителя.

При оформлении командировочного удостоверения следует учитывать, что некоторые страны могут по-разному относиться к данному документу и предъявлять различные требования. Некоторые государства могут требовать нотариальное заверение, а также перевод на официальный язык. Поэтому перед составлением удостоверения рекомендуется ознакомиться с консульскими требованиями и условиями въезда в соответствующую страну.

Командировочное удостоверение является важным инструментом для защиты прав и интересов сотрудника, а также гарантией прозрачности и законности командировки. Правильное и своевременное оформление данного документа является неотъемлемой частью процесса подготовки и проведения командировки, а также важным фактором для сотрудника и организации в целом.

Правила оформления и заполнения

Хотя командировочное удостоверение отменили, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков считают этот документ удобным и продолжают использовать. Поэтому рассмотрим подробнее правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется не одномоментно, а в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

• название компании-работодателя;
• номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
• информацию о работнике (Ф.И.О., табельный номер, должность, подразделение);
• место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
• цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

• точных дат начала и окончания поездки;
• номера документа, подтверждающего личность сотрудника.

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в самом процессе командировки. Это:

• дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
• дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
• дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
• дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Ответственным за заполнение бланка обычно назначается сотрудник кадровой службы, бухгалтерии или секретарь.

Ошибки в документе можно исправить при помощи зачеркивания неверных сведений и внесения правильных. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ будет действителен.

Похожие записи:

• Зачет и возврат переплаты на ЕНС с 2023 года
• Как получить электронный полис ОМС
• Налоги от сдачи квартиры в аренду. Выбор оптимальной системы налогообложения