Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Как правильно хранить трудовую книжку
Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.
Для хранения заводят специальные книги учета:
| Бланк | Действующие документы | |
|---|---|---|
| Наименование документа учета | Приходно-расходная книга | Книга учета движения |
| Где утверждена форма | Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
| Кто хранит | Бухгалтерия | Кадровая служба |
| Где хранить | В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении |
Как правильно уничтожить трудовую книжку
В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации. Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера. Акт не имеет жестко установленной формы.
Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии.
После формального списания бумаги физически уничтожаются:
- наняв для этого специализированную организацию;
- либо самостоятельно в шредере или через сжигание.
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
Ошибки юридической техники
При хранении трудовых книжек возможны различные ошибки в юридической технике, которые важно избегать. Неправильное заполнение и хранение трудовых книжек может привести к серьезным последствиям, поэтому необходимо быть внимательным и следовать правилам.
Одна из распространенных ошибок в юридической технике связана с тем, сколько трудовых книжек следует хранить. Часто возникает вопрос, какое количество трудовых книжек необходимо хранить. Ответ на этот вопрос зависит от ряда факторов, например, от организационной структуры предприятия и количества сотрудников. В целом, рекомендуется хранить все трудовые книжки, даже если сотрудник уже уволен.
Кто должен хранить трудовые книжки? Обычно работодатель назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Работодатель обязан обеспечить создание условий для сохранности трудовых книжек и назначить конкретного сотрудника, ответственного за их хранение.
Ошибки в юридической технике также могут возникнуть при заполнении трудовых книжек. Важно заполнять все необходимые графы и бланк трудовой книжки правильно. Неразбериха в заполнении трудовой книжки может привести к неприятностям и юридическим проблемам.
Для того чтобы избежать ошибок в юридической технике приобретает важно хорошо знать правила заполнения и хранения трудовых книжек. Работодатели и сотрудники должны быть внимательными и ответственными в этом вопросе.
В заключение, ошибка в юридической технике при заполнении и хранении трудовых книжек может иметь серьезные последствия. Правильное заполнение трудовых книжек и их сохранность являются важными аспектами для каждой компании и каждого сотрудника. Поэтому, следует быть особенно внимательными и проявлять ответственность при работе с трудовыми книжками.
Сколько хранить в организации
Важным вопросом при управлении трудовыми книжками в организации является определение срока их хранения. Каждая организация должна знать, сколько лет необходимо хранить трудовые книжки своих работников.
Согласно юридической норме, трудовую книжку работника нужно заполнять и вести с момента его приема на работу. Трудовая книжка должна содержать информацию о работе работника в организации, а также записи о его вознаграждении, отпусках и других стандартных сведениях.
Ошибки в заполнении трудовых книжек могут повлечь за собой негативные последствия для ответственных лиц организации. Поэтому важно заполнять трудовые книжки правильно и аккуратно, чтобы избежать возможных ошибок.
Организация должна хранить трудовые книжки своих работников на протяжении определенного срока. Согласно изменениям, вступающим в силу с 2023 года, организации должны хранить трудовые книжки в течение 55 лет после ухода работника на пенсию.
При хранении трудовых книжек необходимо учесть особенности техники хранения. Трудовые книжки должны храниться в специальных папках или полках в хорошо освещенных и проветриваемых помещениях. Также можно использовать электронные системы хранения для удобства работы с большим объемом документации.
Организацию должен назначить ответственный работник, который будет отвечать за хранение трудовых книжек и проверку их актуальности. Кроме того, важно вести журнал учета, в котором отражается информация о выдаче и возврате трудовых книжек работникам.
Правильно организованное хранение трудовых книжек является важным аспектом управления персоналом. Соблюдение правил хранения поможет избежать проблем при проверках соответствия документации и не допустить потери и неправильную обработку важной информации.
Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.
Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:
- в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал,
- такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале,
- документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.
С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.
Обязанность хранения книжки в сейфе или ином устройстве, равно как и оформление, ведение документа, возлагается на сотрудников отдела кадров. Его состав и масштабы зависят прежде всего от размеров фирмы. Если фирма небольшая, или это индивидуальный предприниматель, то как правило с книжками работает бухгалтер или секретарь.
Если фирма крупная, то в отделе кадров есть уполномоченный специалист. В случае смены сотрудника, ответственного за трудовые книжки, подписывается акт приема и передачи. Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.
ВНИМАНИЕ! Процесс назначения сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек происходит на основании Приказа, изданного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приказ составляется в свободной форме.
Сколько документ находится у работодателя? Ровно на протяжении всего периода трудовой деятельности человека. Есть некоторые краткосрочные исключения, когда книжка может быть отдана, но об этом речь пойдет далее.
По окончании трудовых правоотношений, то есть при увольнении, документ выдается только на руки обладателю. В том случае, если наступила смерть работника, то под расписку документ могут забрать родственники.
В том случае, ели сотрудник был уволен, он должен как можно быстрее забрать документ с прежнего места работы. Сотрудники откладывают такую книжку в сторону от других и дают человеку 3 месяца на выполнение требования. Если книжку не забрали, то соблюдаются следующие действия:
- В самом документе делается отметка о том, что трудовой у работника нет, он ее не забрал в срок, предусмотренный законом.
- В карточке личного учета, которая была заведена на сотрудника ранее делается запись о том, что документ не на руках обладателя, та же запись оставляется в регистрационном журнале.
- В личное дело вкладываются документы, подтверждающие попытки работодателя вернуть трудовую сотруднику.
По происшествии 3 месяцев, трудовая книжка признается невостребованной и подлежит хранению вместе со всеми документами, только в отдельной пачке. Может ли сотрудник забрать ее? Разумеется, он должен ее забрать с предприятия.
Обратите внимание! Книжки, признанные невостребованными, хранятся на протяжении 2 лет в отделе кадров, затем передаются в архив на хранение не менее 50 лет.
Процедура правильного хранения
Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.
Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.
Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.
Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.
После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.
Общая информация о трудовой книжке
Трудовая книжка является важным документом, который содержит информацию обо всех местах работы работника, его должностях, продолжительности и условиях работы. Данный документ является государственной формой, и все работодатели обязаны вести трудовую книжку для каждого работника.
Заполнение трудовой книжки осуществляется ответственным лицом, назначенным работодателем. В книжку вносятся все записи, касающиеся трудовой деятельности работника, а также все изменения и дополнения к ней.
Основной вкладыш трудовой книжки составляет персональный лист работника, в котором содержатся его личные данные, образование, опыт работы и другая информация. Кроме того, трудовая книжка может содержать иные документы, связанные с трудовой деятельностью работника, такие как договор на временную работу и др.
Предоставление трудовой книжки работнику осуществляется бесплатно и по его заявлению. Работодатель должен выдать дубликат книжки в случае ее утери или при переводе на другую работу. Все записи в трудовой книжке должны быть подписаны работодателем либо ответственным лицом. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех дней со дня прекращения.
Трудовые книжки хранятся в кадровых органах работодателя или иными уполномоченными лицами, а также при возможности в электронном виде. Органы, ведущие трудовую документацию, обязаны обеспечить охрану трудовых книжек от несанкционированного доступа и обработку персональных данных, в соответствии с правовыми требованиями.
Что делать, если трудовая книжка утеряна
Утеря трудовой книжки – распространенный вопрос, который возникает у многих работников. Если у вас был случай утери трудовой книжки, от вас потребуется быстро принять необходимые меры.
В соответствии с законодательством, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя на предприятии. При прекращении трудового договора, он также обязан выдать работнику его трудовую книжку с основными записями о периоде работы в данной организации. Однако, если у вас возникает потребность в получении дубликата трудовой книжки, то вы можете написать заявление на ее выдачу.
Заявление должно быть оформлено в письменной форме с указанием причины, по которой необходимо выдать дубликат трудовой книжки, иным основаниям, к которым можно отнести перемены в сведениях о месте жительства или месту работы. Заявление должно содержать личные данные работника, подпись и дату подачи. Далее, работодатель должен внести необходимые изменения в трудовую книжку и выдать вам дубликат.
При выдаче дубликата, работодатель должен внести в новую трудовую книжку основные записи из старой книжки, подписать и проштамповать печатью организации. Срок выдачи дубликата документа – 1 месяц со дня подачи заявления на предоставление копии. Если вы проживаете в другом районе, то организация может отправить вам дубликат трудовой книжки по почте с уведомлением о вручении.
При переводе на другую работу, вы обязаны внести в трудовую книжку следующие данные: дата перевода, место новой работы, наименование организации и дата начала работы. Также, вы можете вносить временную запись о периоде отсутствия на работе.
Весь процесс выдачи дубликата трудовой книжки и внесения изменений в нее описан в правовых документах и ведется в соответствии со стандартами, установленными государственными органами. Кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны храниться в безопасном месте и быть доступны для обработки персональных данных работников.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2019 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.