Электронные трудовые книжки в 2023 году что делать работодателю
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки в 2023 году что делать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Как передавать сведения о работниках
ПФР получает информацию о трудовом стаже каждого сотрудника в отчетах по форме СЗВ-ТД. В документ включают сведения о работниках, устроенных по трудовому договору. Сотрудников, работающих по договору заказа или ГПХ, не вносят.
Форму подают по факту кадровых событий на предприятии. Что отражают в документе:
- Информацию о работодателе. Название компании, ФИО предпринимателя, номер в ПФР, ИНН, КПП.
- Данные сотрудника. ФИО полностью, дата рождения, номер СНИЛС.
- Сведения о заявлении, в котором работник выбрал формат ТК. Здесь отражают, какая трудовая указана в заявлении и когда его подали.
- В этом же поле можно изменить дату подачи заявления или вовсе ее отменить. В первом случае нужно подать отчет с новым числом подачи. В другом — отразить неактуальную дату и отметить «Х» в «Признаке отмены».
- Данные о трудовом стаже. Здесь отражают:
- какое кадровое событие произошло — с помощью специальных обозначений;
- когда оно произошло;
- есть ли особые обстоятельства для этого события (например, работа на Крайнем Севере).
- Код функции работника согласно Общероссийскому классификатору.
- Основание. Указывают документ, сопутствующий отдельным событиям. Например, приказ об увольнении или приеме.
Важно правильно указать обозначения событий:
| Код | Что произошло на предприятии | Что нужно указать в обозначении |
|---|---|---|
| 1 | Сотрудника приняли на работу по трудовому договору | Прием |
| 2 | Работник перевелся на другое место | Перевод |
| 3 | Работодатель выбрал новое название компании | Переименование |
| 4 | Сотрудник получил новую профессию или специальность, повысил разряд, класс или квалификацию | Установление / Присвоение |
| 5 | С сотрудником расторгли трудовое соглашение | Увольнение |
| 6 | Суд вынес решение о запрете для определенного работника занимать конкретную должность или вести какую-либо деятельность | Запрет занимать должность (с указанием конкретной позиции) |
Как сотрудник может получить сведения о трудовом стаже
Если сведения о трудовом стаже работника передаются в электронном виде, он может получить их разными способами:
- Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ. Там сотруднику выдадут форму СТД-ПФР. Сотрудники Фонда могут прислать электронный документ с усиленной КЭП или выдать бумажную версию. В многофункциональных центрах можно получить только бумажную форму.
- Зайти на сайт Госуслуг. Работник может подать заявление через свою учетную запись и получить электронный документ с усиленной КЭП.
- Получить сведения на последнем месте работы. Прежний работодатель выдаст документ по форме СТД-Р. Если работник выбрал электронный формат ТК, он вправе получить сведения о трудовом стаже на бумаге или электронно. Работодатель должен сделать это в день расторжения трудового соглашения за 3 рабочих дня после подачи работником заявления. Если работник не пришел сам за данными о трудовом стаже, нужно прислать их ему по почте с описью.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года
С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.
Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).
Преимущества электронных трудовых книжек
Для бизнеса:
- Меньше бумажной работы;
- Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
- Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
- Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.
Для сотрудников:
- Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку.
- При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
- Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
- Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения.
- Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть.
Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка
В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа — существуют сторонники и противники нововведения.
| Аргументы «за» | Аргументы «против» |
| Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;
кадровое делопроизводство будет существенно упрощено; электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены; бумажные книжки перестанут подделывать; не придется исправлять случайно допущенные ошибки; появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов. |
Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;
электронная система может быть повреждена вирусом; может произойти сбой программного обеспечения; придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек; властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома. |
Информация для нанимателей
С 1 января 2020 года планируется ввести обязанность для работодателей ежемесячно до 15-го числа передавать в ПФР данные, которые будут использованы для ведения электронных трудовых книжек.
- Каждый наниматель должен письменно проинформировать персонал о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве, праве на сохранение бумажной трудовой книжки;
- При необходимости провести работу над корректировкой локальных нормативных актов в трудовой сфере, внести изменения в коллективный договор, соглашения и другие документы, затрагивающие сферу кадрового делопроизводства;
- Предоставлять сведения в ПФР о принятии на работу или увольнении сотрудника не позднее следующего за днем принятия/увольнения дня.
Часто задаваемые вопросы:
Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?
В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.
Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.
Внесение информации о награждениях не предусмотрено.
Префиксы в номерах приказов
Как быть, если в программе ведется учет по нескольким организациям с префиксами в нумерации, а в печатной форме номер идет без префикса?
Пока решение не найдено, разработчики записали это пожелание.
Нужен отчет, показывающий, по каким сотрудникам еще не создано «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Пока его можно настроить через «Универсальный отчет», а в дальнейшем это будет реализовано в программе.
Что такое трудовая функция и как ее заполнять?
В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» указываются: наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии с штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов[1] или реестров соответствующих должностей.
[1] Статьи 57, 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2015, № 18, ст. 2625).
В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года (при наличии)) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.