Как оформить выписку из приказа образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить выписку из приказа образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Документы, связанные с работой

Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:

• копии приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводах на другую работу;

• копии приказа об увольнении с работы;

• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;

• сведения о периоде работы у данного работодателя.

Оформлением выписок из приказов руководства занимается отдел кадров. Сотрудники кадровой службы обладают достаточной компетенцией для работы с такого рода официальными бумагами. Следует отметить, что выписка должна быть заверена подписью ответственного лица со стороны компании. Это тот человек, который её и оформлял. Работнику следует внимательно изучить оригинал, сверить, всё ли сходится. В случае допущения ошибки последствия могут быть крайне неприятными. Оставленный на бумаге автограф возлагает дополнительную ответственность.

Распределение обязанностей на каждом отдельно взятом предприятии осуществляется по-своему. Не всегда за выпиской следует обращаться в отдел кадров. В теории помочь в решении задачи может документовед, юрист, секретарь или бухгалтер.

Как уже было упомянуто выше, выписка по многим моментам отличается от копии. Если вторую можно исполнить только отсканировав изначальный документ, то с первой у ответственного сотрудника имеются альтернативные способы. В частности, отрывок из распоряжения можно переписать от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки. Единственный важный фактор, про который точно не следует забывать, это достоверность изложенных на бумаге сведений.

Выписка обычно оформляется на листе бумаги формата А4 или А5. Всё зависит от объёма необходимой информации. Также имеется возможность изложить данные на фирменном бланке компании. Так документ будет иметь более деловой вид, а заинтересованная сторона сможет ознакомиться с реквизитами фирмы.

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Обязательные реквизиты и образец выписки о приеме на работу

Для начала определим, что же такое выписка из документа. Для этого обратимся к нацстандарту по информации, библиотечному и издательскому делу, делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Согласно подп. 26 п. 3.1 ГОСТа выписка из документа — это копия его части, заверенная в установленном порядке. Значит, оформляя выписку, нужно выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном документе и заверить так, как вы заверяете копии. Поэтому если мы делаем выписку из приказа о приеме, в ней указываем:

• реквизиты работодателя: наименование, адрес, др. сведения (они всегда есть на фирменном бланке);
• наименование документа: «Выписка из приказа»;
• дату составления и номер.

Это будет шапка документа.

В теле воспроизводится соответствующий текст из приказа о приеме на работу. Можно даже скопировать и вставить в нее фрагменты из приказа, но без лишних или конфиденциальных сведений.

Какие существуют выписки из приказа

Справки классифицируются подобно приказам и бывают:

• Кадровые – представляют собой выдержки из распоряжений, касающихся персонала: прием на работу, перевод, увольнение, премирование, направление в командировку, предоставление отпуска и т.д. Могут понадобиться для подтверждения трудоустройства, стажа в определенной должности, начисления пенсии, зарплаты, решения трудовых споров, восстановления трудовой книжки, формирования личных дел работников.
• По основной деятельности – могут содержать сведения об учетной политике, реорганизации учреждения, ликвидации, изменении структуры и т.д. Используются для анализа производственных и финансово-хозяйственных процессов учреждения, а также для разработки мер, направленных на их улучшение.

Как правило, документ небольшой по объему. Основной текст включает одно положение, касающееся конкретного вопроса.

Особенности составления

Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:

• Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
• Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
• Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
• Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.

Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.

Какие данные копируют из распоряжения об увольнении

Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.

Укажите в документе:

• реквизиты трудового договора — регистрационный номер и дату оформления;
• точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
• сведения о работнике, с которым заключался договор — фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
• реквизиты документа-основания, в данном случае — написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.

Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава.

Как сделать выписку из распоряжения

Если работник пишет заявление о выдаче справки, работодатель не имеет права ему отказать. В заявлении указывается документ, из которого требуется выписка, и причины. После этого у менеджера по персоналу есть всего несколько дней на ее составление.

Единого образца для такого прохождения не существует. Однако существуют общепринятые требования к такого рода документам. Включите все доступные пункты, в том числе

• Название компании,
• адрес,
• номер телефона,
• ИНН, КПП, ОГРН,
• Номер и дата регистрации.

Работник может написать выписку и на листах бумаги формата А4, но надежнее и разумнее оформить ее на официальном бланке, особенно если этого требуют государственные органы.

Подробная инструкция о том, как правильно оформить выписку из приказа работника, выглядит следующим образом

1. Укажите название и реквизиты компании, затем должность.
2. Ниже необходимо указать точную дату и номер приказа.
3. Далее укажите число, месяц, год и участок в соответствии с правилами делопроизводства.
4. Далее скопируйте полную выдержку из приказа, запрошенного вашим коллегой.
5. Внизу укажите данные должностного лица, заверившего ее (фамилию и первоначальную должность). Но, как и в оригинале, без его подписи. Здесь должно остаться только слово «подпись».
6. Лицо, составившее справку, заверяет ее (пишет слово ‘true’ и ставит подпись).

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

• по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
• по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Выписка из приказа (образец)

Читайте по теме в электронном журнале Выписка из приказа: как правильно оформить Оформление выписки из приказа — стандартная процедура, которая, тем не менее, может вызывать вопросы даже у практикующих кадровиков со стажем. Документы такого типа имеют юридическую силу только при наличии всех обязательных реквизитов и полном соответствии источнику в той части, которая интересует того, кто запросил документ. Основанием служит оригинал приказа. Порядок действий следующий:

• сначала копируются «шапка» и преамбула приказа, а также его реквизиты — регистрационный номер и дата издания;
• заголовок «Приказ» заменяется формулировкой «Выписка из приказа»;
• соответствующий тематике запроса фрагмент распорядительной части документа переносится в выписку (см.

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.
То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста – сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

• по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
• по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

Похожие записи:

• Письмо на возврат денежных средств от поставщика
• Куда жаловаться если такси паркуются во дворе жилого дома
• Наложение границ земельного участка