Перейти на электронную трудовую книжку или нет?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перейти на электронную трудовую книжку или нет?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.

Минусы электронной трудовой книжки

Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:

Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.

Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.

Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.

Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.

ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.

Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.

Переход на электронную трудовую книжку: преимущества и недостатки

Нововведения изменят процессы приема на работу и увольнения. При выборе электронной версии начиная с 2020 года в последний рабочий день вместо привычной трудовой сотруднику выдается форма СТД-Р — выписка из электронной книжки о трудовой деятельности гражданина. На новом месте работы достаточно предъявить этот документ.

При выборе бумажной версии в книжке, как и раньше, сделают запись об увольнении и выдадут ее на руки. Но одной книжки теперь недостаточно. При новом трудоустройстве кроме нее придется представить и выписку из электронной версии.

Выделим преимущества электронной трудовой книжки:

• оперативный доступ к данными возможность их использования для получения госуслуг;
• новые возможности для удаленного трудоустройства;
• проще оформить пенсию;
• упрощение кадрового делопроизводства;
• минимальные риски внесения ошибочных данных;
• невозможность утери бумажной трудовой книжки.

Новая система упростит и сделает более доступным получение информации для заинтересованных сторон. У нее, бесспорно, много плюсов, но вместе с тем есть и недостатки:

• утечка информации или ее уничтожение при хакерских атаках;
• бумажные книжки всё равно нужно хранить;
• двойная работа для кадровиков в случае выбора обычной трудовой.

Переход к новому формату займет время, а пока есть возможность взвесить все за и против, чтобы определиться, продолжать вести бумажную книжку или довериться новой системе с ее заманчивыми перспективами.

Как оформлять бумажные справки

Многих беспокоит, нет ли в электронной книжке ошибок, уменьшающих трудовой стаж и размеры будущей пенсии. Проверить это очень легко, оформив выписку в Личном кабинете на портале Госуслуг. Уйдут на это считаные минуты. Скорость получения информации – ещё одно преимущество электронного формата. Нужно быть только зарегистрированным на портале и иметь подт­вержденную учётную запись. А если подтверждённой учётной записи нет – тоже нет никаких проблем. Нужно обратиться за выпиской к своему последнему работодателю, в местное отделение Пенсионного фонда или в МФЦ. По вашему выбору вам там оформят электронный файл с цифровой подписью или выдадут бумажную справку с печатью. Электронную или бумажную выписку из ЭТК также обязан выдавать уволняющемуся сотруднику работодатель.

При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники МФЦ, оформляющие справки, прямого доступа к вашей электронной трудовой книжке не имеют. Вся эта информация закодирована и защищена от несанкционированного использования.

Как внести в ЭТК исправления, если неточности вдруг обнаружились? «По ошибкам, связанным с прошлой работой, надо обращаться к прежним работодателям или в ПФР, по записям о текущей работе – к нынешнему работодателю. Они сделают все нужные поправки по вашему заявлению», – советует Вячеслав Филиппов.

Цель ведения трудовой книжки в электронном виде, или Зачем отказываемся от бумажного варианта

В законопроекте перечислены основные преимущества электронных трудовых книжек:

• Повышение уровня сохранности сведений о трудовом стаже работника: высокая степень защиты общей базы и персональных данных, их передача осуществляется через специальные усиленные каналы, для доступа требуется квалифицированная цифровая электронная подпись.
• Упрощение процедуры приема на работу, получения сведений о трудовом стаже: кадровая служба оперативно получает необходимые данные соискателя.
• Повышение технологичности делопроизводства, понижение издержек для работника и работодателя при трудоустройстве: обусловлено гарантированной сохранностью данных.

ВАЖНО! Если работник перешел на электронную форму учета, вернуться к бумажному варианту не представляется возможным. Тогда как, сохранив традиционный вариант, поменять решение можно позже.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Пожалуй, самый весомый плюс перехода на цифровые носители заключается в том, что в случае утери бумажного документа работник сможет легко и быстро восстановить свои данные. С появлением электронных трудовых сформируется база, где будет храниться вся информация о стаже человека. В случае потери или порчи документа, восстановить информацию будет легко и просто.

Ведь, если у работника нет нотариально заверенной копии трудовой, собирать информацию о стаже в некоторых случаях будет достаточно проблематично — например, если предприятие, на котором человек работал 15 лет назад за эти годы ликвидировано. Для того, чтобы получить подтверждение о стаже придется потратить время на поиски в архивах. При этом от информации о том, где человек работал, сколько лет и на каком именно производстве зависит размер его пенсионных выплат.

Еще один положительный момент для тех, кто переживает о сохранности своей пенсии — после цифровизации трудовых книжек, сведения об отчислениях работодателя в ПФР будут формироваться автоматически. Это значит, что вычислить работодателей, которые не платят налоги за своих сотрудников будет гораздо проще. Сейчас это можно сделать только в процессе специальной проверки. При этом проводится она, как правило, только в случае, если бдительный работник решит проявить инициативу и узнать, какая пенсия ему положена.

Плюсы есть и для организаций. Российские работодатели при переходе на электронные трудовые, по оценкам аналитиков, смогут сэкономить около 50 миллиардов рублей в год, и это без учета кадрового документооборота.

«Ложка дегтя» в том, что первичные затраты вырастут из-за необходимости покупки специального программного обеспечения, так как осуществляться экспериментальный проект будет за счет работодателей.

Среди дополнительных преимуществ можно перечислить следующие:

• работники смогут сэкономить время при устройстве на новую работу — трудовую не нужно будет ни забирать, ни приносить;
• упростится процедура получения сведений из трудовой книжки граждан — их смогут увидеть в визовых консульствах, органах социальной защиты и банках.

К минусам можно риски утечку данных или их потерю в случае сбоя, либо хакерской атаки. При этом, одна из задач национальной программы, в рамках которой и будет происходить замена бумажных трудовых на электронные — создание устойчивой и безопасной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры. Поэтому, хочется верить, что риски взлома и кражи информации все же невелики.

Преимущества электронных трудовых книжек

Для бизнеса:

• Меньше бумажной работы;
• Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
• Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
• Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.

Для сотрудников:

• Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку.
• При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
• Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
• Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения.
• Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть.

Что будет после 2020 года?

У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.

Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.

Закон и постановления об ЭТК

Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:

• Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
• Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
• Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
• Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.

Последние изменения в законодательстве

Старт работе по внедрению цифровых документов был дан Указом Президента №203 от 09.05.2017 г. Переход на ЭТК является частью нацпроекта «Цифровая экономика».

Основным правовым регулятором ведения электронных трудовых книжек в настоящее время является ФЗ №439 от 16.12.2019 г. Соответствующие изменения внесены в статью 66.1 ТК РФ. Требования по обязательному введению электронных трудовых книжек содержатся в ФЗ №436 и №439.

Обязанность по формированию цифровых документов возложена на работодателей. Такой порядок установлен в ФЗ №27 ОТ 01.04.1996 г., в который внесены соответствующие изменения. Подготовленная информация о периодах работы сотрудников должна передаваться работодателем в электронном виде в ПФР. Меры наказания за нарушения порядка ведения электронных трудовых определены КоАП РФ.

Достоинства и недостатки ЭТК

Цифровой документ содержит в себе в полном объёме те же сведения, что и бумажный. Зашифрованная версия документа будет храниться в базе ПФР. Перед бумажными документами ЭКТ выигрывают тем, что они являются частью индивидуального лицевого счёта человека, который числится за ним в ПФР на протяжении всей его жизни.

Работнику будет открыт доступ к информационной системе ПФР. Он сможет отслеживать внесённые в неё работодателями сведения о периодах своей работы в режиме онлайн. Каждый человек сможет предоставлять сведения о своём стаже в электронном виде новым работодателям или банкам при запросе предоставления кредита. С введением ЭТК отпадает необходимость хранения бумажного документа и вероятность его потери.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кто может видеть электронную трудовую книжку:

• ПФР;

• работодатель;

• работник.

Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

• обратиться непосредственно в ПФР

• заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

• запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки

1. В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
2. Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
3. Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
4. Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.

Трудовые книжки: серии по годам

Трудовая книжка — документ, подтверждающий стаж работника (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка заводится первым работодателем гражданина, а записи в нее вносятся каждым последующим работодателем.

До введения персонифицированного пенсионного учета страховых взносов трудовая книжка подтверждала также страховой стаж работника. Сегодня необходимость в трудовой книжке для подтверждения страхового стажа отпала. Однако ПФР по-прежнему запрашивает трудовую книжку при назначении пенсии.

Полную информацию о том, что такое трудовой стаж и по каким правилам его нужно рассчитывать, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как посчитать».

Трудовую книжку, как и любой другой важный персональный документ, могут подделать недобросовестные лица. Делается это с разными целями, например, для того чтобы увеличить стаж работы, ликвидировать в трудовой биографии неприятные факты (дисциплинарное увольнение) и т. д.

Кроме того, можно не со злого умысла, а просто по незнанию приобрести недействительную трудовую книжку. Поэтому одним из способов, позволяющих определить подлинность трудовой книжки, является сопоставление серии трудовой книжки и даты ее выпуска.

Трудовые книжки, выпускавшиеся в СССР и РФ в разные годы, различаются визуально. Ниже мы составили для вас таблицу серий трудовых книжек по годам их выпуска с описанием внешнего вида документа.

Серия трудовой книжки	Год выпуска	Внешний вид
отсутствует	1938–1973 включительно	Обложка фиолетовая из кожзаменителя, наименование документа указано на русском языке и языке соответствующей республики, на титульном листе — только Ф. И. О работника, год рождения, образование, профессия, дата выдачи документа и подпись владельца
АТ-I	1974–1976	Размер 10×14 см, обложка темно-зеленая, шершавая
АТ-II	1977–1979
АТ-III	1980–1982
АТ-IV	1983–1985	Размер 10×14 см, обложка темно-зеленая или светло-голубая из гладкого картона
АТ-V	1986–1989
АТ-VI	1990–1992	С 1992 года — размер 10×14 см, обложка светло-голубая из тонкого картона
АТ-VII	1993–1997
АТ-VII	1998–2000
АТ-IX	2001 — июнь 2003
АТ-X	Июль — декабрь 2003
ТК	2004–2005	Размер 8,8×12,5 см, обложка серая, плотная, гладкая, с золотистым гербом РФ
ТК-I	2006–2007
ТК-II	2008 — июнь 2010
TK-III	июль 2010 — 2012
ТК-IV	2013 —настоящее время

Формы трудовых книжек

Законодательством РФ установлено несколько видов бланков трудовых книжек, признанных действующими и не подлежащих обязательной замене:

• Бланк 1938 года;
• Бланк 1973 года;
• Трудовая книжка колхозника на бланке 1975 г;
• Бланк 2004 года.

Данные, указываемые во всех этих документах совпадают, хотя принципы внесения немного различны. В графе «Сведения о работнике»:

Заполняют:

• Фамилия, имя, отчество.
• Дата рождения.
• Подпись владельца.
• Дата выдачи.
• Сведения о присвоенной квалификации и образовании.
• Проставляется гербовая печать фирмы, осуществляющей оформление трудовой книжки.
• Вносится подпись сотрудника кадровой службы, заполнившего трудовую книжку.

Теперь разберемся в отличиях всех этих видов.

Похожие записи:

• Какие доплаты будут детям инвалидам 2023 в апреле
• Садик для военнослужащих льготы
• Сдача 4фсс за 1 квартал в 2023 году