Увольнение работника, отгулявшего отпуск авансом: можно ли удержать переплату?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение работника, отгулявшего отпуск авансом: можно ли удержать переплату?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.

Альтернатива удержанию при увольнении за предоставленный авансом отпуск

Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.

Требовать от сотрудника компенсацию руководство не может. Препятствовать увольнению, чтобы вынудить того заплатить за неотработанный период отпуска, тоже. Тут придется действовать другими методами:

1. Попросить работника добровольно возместить аванс. Бухгалтерия считает, сколько дней работник использовал без отработки. Сотрудник вносит деньги. При этом придется пересчитать НДФЛ: если сотрудник возвращает деньги за несколько дней, он получает меньшую материальную выгоду. А значит, к уплате положена другая сумма.
2. Обратиться в суд за возмещением неотработанных дней отпуска. Этот путь сложнее, потому что суды не всегда принимают сторону работодателя. А судебные издержки часто обходятся бизнесу дороже, чем неотработанные дни отпуска.
3. Простить увольняющемуся использованные дни отдыха. Пересчитывать НДФЛ работника не придется — его уже уплатили с отпускных, выгоду от которых он полностью сохранил. А вот руководству придется пересчитать налог на прибыль, убрав из расходов оплату неотработанных дней отпуска.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?

Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.

Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.

Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.

Эта ситуация и называется отпуском «авансом».

Рассмотрим следующий пример. Коршанский Н.А. по графику использовал отпуск на 28 дней за рабочий год с 03.04.2019 г. – 02.04.2020 г. В отпуск он уходил в июне 2019 г., а в июле, выйдя на работу, он подал заявление на увольнение.

Таким образом, можно выделить следующие признаки авансового отпуска:

• сотрудник уходит в отпуск после того, как начинается новый рабочий год для него;
• рабочий год еще не окончен.

Компенсация при увольнении

При увольнении работника возникает большинство недоразумений и конфликтов, в том числе в связи с расчётом компенсации за неиспользованный отпуск. Кратко этот вопрос регулируется ст. 127 Трудового кодекса, но её применение требует некоторых специфических знаний.

Так, например, нельзя забывать, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются всем работникам без исключения – в том числе временным, сезонным, совместителям и т. п. (ст. 114).

Также важно, что все суммы, какие полагаются работнику, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, должны быть выплачены в последний день работы (он же – день увольнения).

Работнику стоит проверить, чтобы бухгалтерия ничего не забыла. При несогласии с размером выплачиваемой суммы и получении отказа в перерасчёте, работнику всё же следует получить компенсацию в неоспариваемой части, а также справку о заработной плате.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Ндфл с удержания за неотработанные дни отпуска

Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»? вправе ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска каков максимальный размер удержания из заработной платы при увольнении какие варианты закрытия «долга» работника по переплате отпускных есть у работодателя может ли работодатель отказаться от удержания излишне выплаченных сумм

Ситуация: как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска. Сотрудник увольняется в том же году, когда были начислены и выплачены отпускные. Отпуск и увольнение приходятся на разные отчетные периоды Ответ на этот вопрос зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска или нет. последняя зарплата сотрудника больше суммы удержаний; последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Удержания из заработной платы работников

• по исполнительному листу. Например, выплата алиментов;
• погашения задолженности перед организацией (по решению работодателя с письменным уведомлением работника);
• погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм, либо в случае непредоставления подтверждающих расходы документов;
• при досрочном расторжении трудового договора, работник возмещает затраты работодателя, связанные с обучением работника, пропорционально недоработанному сроку (согласно договору обучения);
• возмещения не отработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• в иных случаях при наличии письменного согласия работника.
  Рекомендуем прочесть: На Каком Основании Я Имею Право Поставить Бесплатную ПломбуВ случае порчи работником имущества предприятия, работодатель имеет право на удержание суммы ущерба с заработной платы, предварительно уведомив письменно об этом работника. При этом размер суммы взыскания не может быть увеличен в одностороннем порядке работодателем.

Как удержать из зарплаты сотрудника отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска

Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты. То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. При этом взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд трудовое законодательство не позволяет. Именно так традиционно рассуждают судьи. В частности, об этом свидетельствуют определения Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6 и от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4.

Страховые взносы с последней зарплаты сотрудника подлежат уплате за вычетом ранее перечисленных взносов, начисленных с отпускных за неотработанные дни отпуска (т. е. сторнированных взносов). Это следует из положений части 3 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Имеется несколько вариантов удержаний из зарплаты. Они могут быть связаны с конкретными причинами (статья 137 ТК РФ):

• получение неотработанного аванса. Такое удержание встречается тогда, когда сотруднику был предоставлен авансовый платеж за первую половину месяца. Получив его и недоработав положенный срок, работник решил уволиться. В этом случае с него будет получена вся неотработанная сумма. Например, специалисту был начислен аванс за 10 дней работы. Отработав только 8 дней, он увольняется. За 2 дня с сотрудника будет удержан выданный ранее аванс;
• в результате нанесения материального ущерба производству или предприятию. Составляется акт, который согласуется с лицом, из чьей зарплаты будут производиться удержания;
• получение командировочной суммы, превышающей фактические затраты по расходам в командировке. После составления документа деньги также будут возвращены работодателю;
• по решению суда или исполнительному листу. Обычно такие удержания связаны с выплатой алиментов. Если имеется несколько исполнительных листов, то вычеты могут достигать 50% заработка, а в редких случаях и 70%;
• в результате ошибок в расчетах. Обычно за такие ошибки принимаются недочеты в арифметических действиях, произведенные бухгалтером. Например, были использованы не верные исходные данные (не тот тариф), не учтена или, наоборот, дважды принята к расчету одна и та же сумма.

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Удержание за использованный отпуск при увольнении

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

• попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
• обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
• простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Удерживать за неотработанные дни или нет?

Даже если компания имеет право удерживать отпускные, руководство фирмы может принять решение, в соответствии с которым данные удержания могут не производиться.

Можно просто на словах сказать, что работнику не надо возвращать данные суммы. Но желательно такую ситуацию закрепить документально. Решение необходимо оформить путем подписания с работником соглашения о прощении долга по предоставленным авансом отпускным.

В этом случае в данном документе обязательно надо отразить сумму, которую работник не будет возвращать, а также количество дней неотработаного отпуска. Соглашение должно содержать реквизиты и подписи сторон.

Внимание! Работник может самостоятельно вернуть суммы отпускных, за дни предоставленные авансом. Тогда удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении не придется производить.

На практике часто случается, что работник отгулял отпуск авансом. То есть администрация предоставила сотруднику дни ежегодного оплачиваемого отпуска, когда он еще их не отработал.В такой ситуации работодатель может удержать отпускные, которые сотрудник получил за неотработанные дни отдыха (ст. 137 ТК РФ). Соответственно НДФЛ придется пересчитать и подать уточненные расчеты 6-НДФЛ, начиная с периода, в котором сотруднику выдали лишние отпускные.

К сведению

Компания не может удержать деньги за неотработанные дни отпуска, если работник увольняется (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ):

• вследствие ликвидации организации;
• сокращения штата;
• отказа от перевода на другую работу (при отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
• восстановления на работе прежнего сотрудника;
• призыва на военную службу, наступления полной нетрудоспособности, стихийного бедствия;
• смены собственника организации.

Похожие записи:

• Льготы военнослужащим и их семьям в 2024 году по контракту
• Как проходит развод если есть дети
• Социальные доплаты к пенсии по потере кормильца в 2023году