Аудит денежных средств в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит денежных средств в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представители Росфиннадзора при проведении кассового аудита действуют в согласии с п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 11 июля 2005 г. № 89н.
Ответственность за нарушения, выявленные в ходе кассового аудита
В ходе проверки аудитор может установить ряд нарушений, имеющих место при проведении кассовых операций, и степень их существенности, отражающей аудиторский риск (уверенность проверяющего в собственных выводах). Типичные недочеты, которые могут быть выявлены аудиторской проверкой, могут относиться к нескольким сферам кассовых операций.
Общие документальные несоответствия:
- неправильное заполнение унифицированных форм «первички»;
- несоответствие документации правилам бухучета;
- отсутствие необходимых реквизитов;
- подделка или нехватка подписей на первичной документации.
Проблемы с хранением денежных средств:
- недостаточное обеспечение сохранности при перемещении наличности в банк и из банка, при выдаче зарплаты и др.;
- отсутствие сейфа, несгораемого шкафа для хранения остатков наличности;
- несоблюдение правил хранения ключей от хранилищ для денег;
- незаключение страхового полиса на кассу;
- нарушение лимита по остаткам денежных средств на конкретные даты.
Нарушения, связанные с выручкой:
- выручка не полностью оприходована;
- наличность из кассы расходуется неправомерно;
- расхождения записей в кассовой книге и в «первичке»;
- подотчетные суммы закрыты некорректно.
Нарушения кассовой дисциплины:
- недостаток первичной документации или ее отсутствие;
- неправильное оформление кассовой документации;
- неверное отражение в учетных регистрах операций по кассе;
- математические ошибки в исчислении остатков и оборотов средств;
- ошибочные корреспонденции счетов;
- недостаток или излишек денежных средств в кассе;
- неоприходование средств, поступивших в кассу;
- неправомерное или излишнее списание кассовых средств;
- присвоение, хищение денежных средств;
- расчеты помимо кассы;
- неправильность или несвоевременность регистрации ККТ.
Аудит системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля на предприятии сама создает предпосылки для систематического использования такого инструмента, как учет и аудит денежных средств организации. Однако на участках исполнения операций также необходимо создать систему непрерывного внутреннего контроля и проводить регулярный аудит денежных средств и денежных документов, поскольку должностные лица-исполнители имеют практически неограниченный доступ к средствам компании, и нередко собственность фирмы в эквиваленте наличных и безналичных денег становится объектом хищения именно бухгалтеров, кассиров и финансистов.
Поэтому, начиная работы по всем блокам плана аудита операций с денежными средствами, проверяющему аудитору целесообразно понять, каким образом устроен внутренний контроль на финансово-бухгалтерском участке. Основная цель проверки – оценить следующие вопросы внутреннего финансового контроля:
- Жесткость требований по дисциплине;
- Внутренний контроль операций с наличностью;
- Санкционирование платежей и переводов;
- Личная ответственность персонала;
- Контроль операций по счетам и сверок;
- Условия для обеспечения сохранности денег;
- Регулярность перекрестных проверок;
- Вовлеченность главного бухгалтера;
- Наличие разработки нормативной документации и стандартов;
- Прохождение персоналом необходимого обучения.
Краткий план аудита денежных средств
Чтобы получить ожидаемый эффект от контрольных мероприятий, необходимо детально и четко рассмотреть финансовую сторону деятельности компании под разными углами, составив план аудита денежных средств:
- Проверить наличие, сохранность, условия хранения ДС предприятия в целом, а также детально рассмотреть порядок хранения наличных, ценностей, ценных бумаг и иных денежных документов денежного характера на предприятии.
- Проверка порядка и стандартов оформления денежных документов по приходным и расходным операциям с денежными средствами в наличной и безналичной форме.
- Методы хранения и ведения чековых книжек, кассовой книги и книг учета других операций.
- Оценить правильность операций по выдаче денежных средств из кассы предприятия и их внесения в кассу, предложить рациональное усовершенствование этого важного процесса.
- Провести независимую оценку лимитов, их соблюдения и рациональности выбранных размеров: избыточность или недостаточность денежных средств предприятия может сказываться на деятельности фирмы в негативном ключе.
- Проанализировать движения по открытым банковским счетам предприятия.
- Оценить весь комплекс взаимосвязанных или обособленных финансовых операций с наличными компании, включая выдачу из кассы на хозяйственные расходы, командировочные и т.д. Предложить в рамках аудита способы оптимизации этих процессов.
- Провести аналитику в области операций кассового учета, ведения кассовой книги и учета по другим ценностям. Проверить соответствие фактических значений и отраженных в учетных документах данных прошлого.
Контроль за ведением кассовых операций
До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?
- Учет наличных денег в кассе.
- Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
- Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
- Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Аудит кассовых операций 2018: что подлежит проверке
| Что проверяется при аудите кассовых операций | Особенности проверки |
| Первичная документация | Первичка должна быть заполнена должным образом, в должны присутствовать необходимые подписи. Наличие исправлений не допускается. |
| Правильность оприходования денег | Сверяются суммы из корешков пробитых чеков, банковских выписок и т.д. Если какие-либо суммы пропущены — это считается грубым нарушением. |
| Соблюдение лимитов при расчетах наличными | При проведении сделок купли-продажи запрещается принимать наличными деньги в тех суммах, которые превышают установленный лимит. Если такая необходимость есть, то данная операция должна проводиться только через банк. |
| Инкассация наличных | Правом организаций и ИП является сдача денег в банк через службы инкассаторов. В этом случае денежные средства находятся под защитой. При оформлении к каждой сумке составляется денежная ведомость. |
| Инвентаризация кассы | При проведении проверки должны присутствовать и кассир, и главный бухгалтер. Если в организации несколько касс, то опечатать нужно каждую. Это требуется для того, чтобы не было переноса денег или внесение изменений в кассовую книгу. |
Цели и задачи аудита кассовых операций
Цель аудиторской проверки кассовых операций – установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Данное направление аудита может быть реализовано при проведении как обязательной, так и инициативной аудиторской проверки, а также может быть предметом отдельного договора, но чаще всего входит составной частью в договор общего аудита.
Особенности компьютеризированного ведения учета кассовых операций
В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме того, должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни в целом и операции с кассовой наличностью в частности. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации.
Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.
Этапы аудиторской проверки кассовых операций
Любая аудиторская проверка состоит из определенных этапов, следующих друг за другом:
| Этапы проведения аудита кассовых операций | Что в себя включает |
| 1 этап: Планирование аудита | Определяются стратегия проверки, составляется программа аудита, оцениваются объемы |
| 2 этап: Сбор и анализ информации | Вся подготовленная информация анализируется и выявляются проблемы. Определяются пути для решения выявленных проблем |
| 3 этап: Заключение аудитора | Составляется аудитором, проводившим проверку и содержит его мнение об итогах проверки |
Цель и задачи аудита кассовых операций
Любой аудит — это проверка соответствия того или иного процесса установленным нормам. Аудит кассовых операций — не исключение. Но кроме того, необходимо учитывать специфику участка — работу с наличными деньгами.
Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций решает следующие задачи:
- контроль за сохранностью денег и других ценностей;
- проверка оформления первички по работе с наличностью;
- проверка учета кассовых операций;
- отслеживание инвентаризаций;
- контроль за использованием контрольно-кассовой техники (ККТ);
- проверка соблюдения лимитов.
Проверка работы с наличностью может проводиться как специалистами самого предприятия, так и сотрудниками внешних компаний.
Обязательный аудит именно кассовых операций в общем случае законом не предусмотрен. Но если компания подпадает под общие критерии для обязательного аудита (ст. 5 закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ), то проверяющие, конечно, не обойдут своим вниманием и кассовые документы.
Проверка целевого использования средств
Напомним, что исходя из п. 2 Указания № 3073-У автономные учреждения, как и другие юридические лица, вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий исключительно на следующие цели:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдача наличных денег работникам под отчет;
- возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
Важно! Одним из главных шагов в проведении аудита является планирование. Именно на этом этапе определяется как именно будет проводиться проверка. От этого этапа будут зависеть все последующие этапы, а если при планировании будет допущена ошибка, то аудит нужно будет проводить вновь.
На данном этапе происходит определение стратегии проверки, создание программы аудита, а также оценка объемов проверки. Аудиторами составляется план, согласно которого будет выстаиваться общая программа. Данный этап включает в себя большое число процедур, которые необходимы для проведения эффективной проверки. На основании подготовленной информации можно будет выделить ошибки и приступить к основным действиям.
Ответственность за проведение
Любая компания несет определенную ответственность за осуществление контроля внутри компании. Аудитор же должен удостовериться в том, что данная система контроля работает исправно и без нарушений.Задачами руководителя компании будут являться:
- Оборудование кассы должным образом, а также обеспечение сохранности денежных средств как при хранении внутри компании, так и в случае транспортировки в банк.
- Обеспечить наличие кассовой книги (при этом должна быть только одна книга).
- Следить за тем, что бы в кассе хранились только денежные средства компании, а не личные ценности и деньги сотрудников.
- Осуществлять прием наличности только с применением ККТ.
| Что проверяется при аудите кассовых операций | Особенности проверки |
| Первичная документация | Вся первичка должна быть заполнена должным образом и содержать необходимые подписи. Наличие исправлений в документах не допускается. |
| Правильность оприходования денежных средств | С этой целью проводится сверка сумм из корешков пробитых чеков, банковских выписок и т.д. Если какая-либо сумма будет пропущена, то это будет считаться грубым нарушением. |
| Соблюдение лимитов при расчетах наличными | При проведении сделок купли-продажи запрещено принимать наличными денежные средства в суммах, превышающих установленный законодательством лимит. Если такая необходимость есть, то операция должна проводиться через банк. |
| Инкассация наличных | Компании и предприниматели вправе сдавать денежные средства через инкассаторские службы. В этом случае денежные средства будут защищены. При оформлении каждой сумке должна составляться денежная ведомость. |
Предварительная инвентаризация кассы
В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины перед аудиторской проверкой может проводиться инвентаризация кассы.
Для проведения инвентаризации кассовых операций утверждается ревизионная комиссия, составом не менее трех человек.
Предварительная инвентаризация кассы включает проверку приходных и расходных кассовых ордеров, кассового отчета, документов по операциям последнего дня, а также выявление возможных излишков и недостач.
Предварительная инвентаризация кассы должна установить соответствие расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу.
Предварительная инвентаризация кассы проводится исходя из необходимости определения правильности и своевременности оприходования денег, а также порядка применения контрольно-кассовых машин.