Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Далее следует определиться, какую именно систему электронной документации можно выбрать. Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.
К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.
Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):
- захват (Capture),
- управление (Manage),
- хранение (Store),
- защита (Preserve),
- доставка информации (Deliver).
Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.
Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.
С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».
Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на всегда помогут вам в этом.
Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.
На первый взгляд кажется, что автоматизация может полностью изменить формы работу предприятия, но это далеко не так. Внедрение системы электронного документооборота позволит изменить работу лишь нескольких участков предприятия, при этом сама организация такого функционала может вызвать серьезные вопросы.
Что такое оптимизация документооборота
Оптимизация документооборота – это процесс сокращения времени на обработку документов и улучшения качества этой обработки, а также снижение затрат на ее организацию.
Она включает в себя автоматизацию бизнес-процессов, построение эффективной системы хранения и обмена документами, ускорение и упрощение процесса подписания и утверждения документов.
Как результат, оптимизация документооборота позволяет существенно повысить продуктивность организации, уменьшить затраты, а также повысить качество работы за счет минимизации ошибок и недопустимую трансформацию информации.
Документы не становятся менее важными, но их обработка превращается в процесс максимально эффективный и оптимальный. Таким образом, оптимизация документооборота является очень важным элементом современной бизнес-технологии и может способствовать загрузки ваших бизнес процессов.
Практикуется ли электронный документооборот с дилерскими центрами?
Поскольку основной продукт розничных лизинговых компаний — автотранспорт, то вопрос про взаимоотношение с дилерскими центрами это, по сути, вопрос о полном диджитал-цикле сделки.
— На сегодняшний день к ЭДО подключено более 3500 поставщиков по всей стране. Наша цель — подключить всех поставщиков, с которыми мы сотрудничаем, и 100% сделок реализовывать в рамках электронного документооборота, — говорит Ольга Кириллова, директор департамента корпоративного бизнеса АО «Сбербанк Лизинг».
Активно ведется эта работа и в Росагролизинге. В качестве электронного документооборота используются личный кабинет поставщика и личный кабинет агента. В настоящее время аккредитованы 200 личных кабинетов поставщиков и 99 личных кабинетов агентов, пояснили нам представители компании.
Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота
Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.
Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота
| Плюсы электронного документооборота | Минусы электронного документооборота |
| Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита | Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам |
СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.
Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.
В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.
Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.
Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.
Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.
Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.
Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.
Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.
СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.
С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).
Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.
Электронная автоматизация документооборота
Документооборот, вне зависимости от его объема, должен быть в удобном доступе в нужное время. Сегодня существуют множественные автоматизированные системы хранения и обработки документов, которые сокращают всю бумажную волокиту в несколько раз. Наиболее популярными являются системы ведения документации в 1С, специальные платные СРМ-системы.
По данным исследований Ernst & Young, предприятия, которые воспользовались внедрением систем электронного контроля номенклатуры, улучшили свои показатели производительности на 20–40%, обработки и ведение документов налогообложения на 75%. При этом растраты на оплату сохранности всей документации снизились на все 80%.
Всех пользователей автоматизированной системы контроля можно условно разделить на три составляющие части: руководящий орган, работники, партнеры. Все категории пользователей используют понятные и простые инструменты для контроля и согласования любых манипуляций, а система только помогает осуществлять все процедуры без ошибок (шаблон).
Применение в области внедрения ИТ-систем
Каким же образом Gap-анализ может применяться в сфере внедрения информационных технологий?
Большинство проектов по внедрению программного обеспечения (ECM, ERP-класса и пр.) заключаются в том, чтобы адаптировать некий стандартный «коробочный» продукт под особенности и потребности конкретного заказчика. При этом, зачастую используется 2 подхода к внедрению:
● «От процессов» — когда производится детальное исследование бизнес-процессов заказчика, формируются требования к системе и последующая их реализация. На выходе, как правило, мы получаем продукт, значительно отличающийся от типового (стандартного).
● «От системы» — когда организация бизнес-процессов, заложенная в «коробку», выступает неким эталоном, и происходит «подгонка» бизнес-процессов заказчика под её функционал.
Разумеется, если в распоряжении не коробочный продукт, а набор инструментов для создания информационных систем определенного класса, то ни о каком внедрении «от системы» речи быть не может. Однако если в руках команды внедрения есть готовый, самодостаточный продукт, то наиболее эффективным будет внедрение «от системы».
Именно в этом случае нам пригодится методика Gap-анализа.
Если вновь обратиться к формуле Желаемое = Имеющееся + Необходимое , то нетрудно догадаться, что «Желаемым», в данном случае, будут потребности заказчика, а «Имеющимся» — функционал внедряемой «коробки».
Таким образом, задача команды внедрения — сопоставить «Желаемое» и «Имеющееся» и найти «Необходимое». Рассмотрим детальнее как выполнить эту задачу.
Пример оформления результатов исследования по Gap-анализу для внедрения СЭД
|
Отклонение |
Эталон (Коробка) |
Приоритет |
Тип мероприятия |
Суть мероприятия |
|
При согласовании нетипового договора поставки в согласовании участвует главный бухгалтер |
Адаптация системы |
В маршрут добавить главного бухгалтера. |
||
|
При согласовании документа должно быть видно, какой документ основной для согласования, а какие — приложения |
Типовой маршрут по согласованию документов |
Адаптация системы |
В параметрах типового маршрута отдельно указывать основной документ для согласования и приложения. |
|
|
Юрист регистрирует договорные документы после подписания договора Генеральным Директором. |
Юрист регистрирует договорные документы перед подписанием договора в договорном отделе (т.е. непосредственно перед парафированием). |
Организационные изменения |
Регистрация договорных документов будет производиться как в Эталоне, т.е. перед подписанием Генеральным Директором. |
|
|
Ранее было поле «Вид оплаты» с возможными значениями: «Разовый», «Рассрочка». |
Поле «Условия оплаты» |
Организационные изменения |
Использовать для всех вариантов поле «Условие оплаты». |
|
|
Разработать сценарий по согласованию планов закупок подразделений |
Сценарий отсутствует |
Вынесение на развитие системы |
Разработка нового сценария согласно требованиям |
|
|
В отчете по исполнительской дисциплине необходимо изменить расцветку |
Стандартное оформление отчета |
Вынесение на развитие системы |
Реализация в рамках сопровождения системы |
Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности. Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.
Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения. Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот). Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.
К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:
- Verdox ;
- Optima Workflow;
- DocsVision;
- ТЕЗИС;
- МОТИВ;
- 1С-Документооборот;
- Directum;
- ДЕЛО;
- WSS Docs;
- E1 Евфрат;
- БОСС-Референт;
- DocLogix.
На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.
Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше. Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков. Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.
Век информационных технологий позволяет автоматизировать многое. А уж передать огромное количество бумажной работы крупной компании в «руки» компьютеров – сам бог велел. Система электронного документооборота – облегчение в работе или дополнительные проблемы?
Основные преимущества
Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.
Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.
Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Квалифицированная подпись
Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Типы систем электронного документооборота
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
- Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
- Простота и удобство в создании проектов документации.
- Общая отлаженность и функциональность системы.
Минусы
- К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.
Сколько стоит?
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.