Как налоговая проверяет 6 НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как налоговая проверяет 6 НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В письме № БС-4-11/1981@ разъясняется, как сверить показатели 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2022 год (нынешней справки о доходах и налогах) — провести внутридокументный контроль. Если формируете расчет в специализированной бухгалтерской программе, то сервис проводит автоматическую сверку между различными показателями отчета, в том числе и в справках о доходах сотрудников.
Как проверить расчет по другим контрольным соотношениям
Контрольные соотношения для сопоставления расчета и справочного приложения — это не все КС, по которым проверяют 6-НДФЛ. Вот остальные:
- доходы из поля 110 больше или равны сумме вычетов из поля 130. Если равенство не выполняется, то налоговый агент неверно отразил доходы в 110 или вычеты в 130. Проверьте все суммы, добавьте необходимые доходы или удалите лишние вычеты;
- доходы высококвалифицированных специалистов (115) не превышают общие доходы (110). Если поле 110 меньше, то вы отразили не все доходы физлиц;
- в письме № БС-4-11/1981@ указано, есть ли контрольные соотношения 140 строки и 2-НДФЛ — справки 2-НДФЛ нет, и ее больше не сверяют с расчетом. Но КС для поля 140 все же есть. По логике отчета исчисленный НДФЛ равняется такой формуле: (п. 110 — п. 130) / 100 × п. 100. Если равенства нет, то допущена ошибка в налоговой базе, вычетах или сумме подоходного налога;
- исчисленный подоходный налог в п. 140 больше или равен сумме фиксированных авансов в п. 150. Ошибка в этом КС означает, что налоговый агент провел лишнее уменьшение подоходного налога на иностранного сотрудника на патенте из суммы фиксированных авансовых платежей. Поле 150 заполняют только при наличии специального уведомления из ИФНС;
- поле 141 больше или равно сумме налога на прибыль, подлежащей зачету, из поля 155. Соотношение применяется, если выплачиваете дивиденды.
Какие соотношения нужно соблюдать
Налоговые инспекторы в первую очередь занимаются проверкой следующих данных:
| Контрольное соотношение | Для чего используют |
| Дата сдачи 6-НДФЛ, проставляемая на титульном листе, должна быть меньше или равна сроку представления этой отчетности | Для проверки своевременности сдачи отчета. Если в ходе проверки выясняется, что в сроки налоговый агент не уложился, то на него наложат штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (вне зависимости, полный он или нет). |
| Размер начисленного дохода (020) должен быть больше или равен имеющимся налоговым вычетам (030) | Не были ли использованы вычеты в сумме, превышающей размер дохода физлиц |
| 040 = (020 – 030) × 010 | Правильность расчета размера НДФЛ (построчно, см. рисунок ниже). Если контрольное соотношение не выполняется, то что-то было посчитано не так, а значит и налог рассчитан неверно. |
| Размер исчисленного налога должен быть больше или равен размеру фиксированного авансового платежа | Не оказалось ли, что исчисленный налог меньше фиксированного авансового платежа |
Как заполнить форму расчёта за 2023 год
Бланк отчёта включает следующие разделы:
- Титульный лист содержит реквизиты налогового агента, отражает период, за который подается расчёт, и включает сведения, кто сдает форму (организация/ИП самостоятельно или их представитель).
- Раздел 1 содержит сведения о суммах налога, который рассчитан, удержан и подлежит перечислению за отчётный период. Также эта часть отчёта включает данные по суммам НДФЛ, которые налоговый агент вернул физическим лицам за последние 3 месяца в отчётном периоде, а также даты, в которые возвращен налог.
- Раздел 2 содержит данные о доходах физических лиц, вычетах и налоге, которые отражаются за весь период нарастающим итогом.
- Приложение к расчёту — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Приложение заполняется по итогам года по каждому сотруднику и исполнителю, которые в отчётном году получали выплаты от работодателя или заказчика.
В общем случае нужно придерживаться следующих правил:
- Расчёт включает необходимое количество страниц, которые отражают все данные за отчётный период. На всех листах отчёта нужно проставить нумерацию, начиная с «001», и далее по порядку до последней страницы.
- Суммовые показатели в отчётной форме должны быть заполнены, а если этого значения нет, проставьте «0».
- Суммы налога округляются до целых рублей, копейки указывать не нужно. В то время как доходы физических лиц и вычеты нужно указывать с копейками.
- Заверить отчёт должен руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, у которого есть доверенность от этих лиц.
В отчёт не нужно включать:
- Доходы физических лиц, если они в соответствии со ст. 217 НК РФ не облагаются налогом в полном размере (письмо ФНС от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@). Пример таких выплат — различные государственные пособия, гранты, выделенные для поддержки науки и образования, единовременные выплаты сотрудникам в связи со смертью члена семьи.
- Доходы физических лиц-нерезидентов РФ, которые являются резидентами других государств, если в отношении них действуют положения международных договоров по вопросам налогообложения (п. 5, 6 ст. 232 НК РФ). То есть, если эти доходы не облагаются НДФЛ.
- Доходы исполнителей со статусом ИП или самозанятости, доходы лиц, которые занимаются частной практикой, например, адвокаты и нотариусы, а также доходы физических лиц от продажи недвижимости.
Нужно ли сдавать форму с нулевыми показателями
У организаций и ИП нет обязанности сдавать нулевую форму расчёта. Если в отчётном периоде компания не перечисляла выплаты физическим лицам, значит в отношении них она не становится налоговым агентом и отчитываться по НДФЛ не нужно (письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
При этом, если в отчётном периоде выплат физическим лицам не было, нужно уведомить об этом налоговую инспекцию в произвольной форме, иначе может последовать блокировка расчётного счета компании (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@).
В то же время, если в первом квартале физические лица получали выплаты от компании, а в последующих кварталах деятельность не велась и сотрудников уволили, за полугодие, 9 месяцев и по итогам года необходимо сдавать расчёт, несмотря на то, что выплат в этих кварталах не было.
Последствия камеральной проверки для юридических лиц
Если ваш расчет 6-НДФЛ не вызвал у налоговиков вопросов, то никаких дальнейших событий после проверки происходить не будет. Однако при выявлении нестыковок вам будет направлено уведомление и соответствующие вопросы. Вам придется ответить на них, пояснив правильность своих действий при заполнении расчета, либо подать уточненный отчет, устраняющий допущенные ошибки.
НДФЛ-агентам, нарушившим правила внесения данных в отчет, грозят такие наказания:
- Если налоговый агент передал в инспекцию расчет с неправильными данными, на него налагается штраф в размере 500 руб. по ст. 126.1 НК РФ.
- Если по результатам проверки расчета выявится недоплата налога, по решению налогового органа может быть назначен штраф, равный 20% от суммы задолженности (ст. 123 НК РФ). Работники налоговой также вышлют требование об уплате недоимки и соответствующей суммы пеней. Размер пеней зависит от суммы недоимки и времени просрочки.
О распространенных затруднениях при составлении расчета читайте в публикации «Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?» .
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:
-
отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период
-
введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты
-
рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.
Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом).
При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами: Сводная справка 2-НДФЛ, Регистр налогового учета по НДФЛ, Контроль сроков уплаты НДФЛ, Удержанный НДФЛ (ЗУП 3.1: Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам, Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате).
В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (с 2021 года) (ЗУП 3.1: Отчетность, справки – 1С-Отчетность, Бухгалтерия 3.0: Отчеты – Регламентированные отчеты).
Для составления отчета:
-
введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать
-
выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ (с 2021 года) и нажмите на кнопку Выбрать.
Нет ли ошибок в облагаемой базе?
Базы по НДФЛ и по страховым взносам проверят при помощи одного и того же показателя. Он отражен в форме РСВ в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 в поле 050 (база для исчисления пенсионных взносов).
Сначала данный показатель сравнят с разницей цифр из двух полей формы 6-НДФЛ: стр. 110 и стр. 111.
|
стр. 110 — стр.111 >= строка 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ |
Подразумевается, что база по данным РСВ должна быть меньше, чем доходы за минусом дивидендов (рис 1).
Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.
Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой. Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Как налоговая проверяет 6-НДФЛ
Камералка проводится непосредственно в стенах налогового органа, без выезда к налоговому агенту. Проверка данного вида длится в течение 3 месяцев со дня подачи расчета (п. 2 ст. 88 НК РФ).
Актуальная информация о критериях для поиска нарушений в расчете содержится в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Анализ данных происходит внутри расчета, а также в сопоставлении с карточкой расчетов с бюджетом и другими отчетами, подаваемыми в ИФНС.
Перечислим, какие контрольные соотношения используют налоговики, чтобы найти нестыковки в расчете 6-НДФЛ:
- Отслеживается дата представления расчета, зафиксированная налоговым органом на титульном листе. Она не должна быть позже установленной законом.
- Значение в строке 020 должно быть больше или равно значению в строке 030.
- Значение в строке 040 должно быть больше или равно значению в строке 050.
- Необходимо соблюдение следующего равенства: строка 040 = строка 010 × (строка 020 – строка 030).
Отметим, что равенство строк 040 и 070 соблюдаться не должно, поскольку НДФЛ может быть начислен в одном периоде, а удержан в другом. Например, если зарплата сотрудникам выплачивается в следующем месяце после месяца ее начисления. В такой ситуации НДФЛ с зарплаты за последний месяц квартала исчисляется в одном квартале, а удерживается и перечисляется в бюджет в следующем.
Последствия камеральной проверки для юридических лиц
Если ваш расчет 6-НДФЛ не вызвал у налоговиков вопросов, то никаких дальнейших событий после проверки происходить не будет. Однако при выявлении нестыковок вам будет направлено уведомление и соответствующие вопросы. Вам придется ответить на них, пояснив правильность своих действий при заполнении расчета, либо подать уточненный отчет, устраняющий допущенные ошибки.
НДФЛ-агентам, нарушившим правила внесения данных в отчет, грозят такие наказания:
- Если налоговый агент передал в инспекцию расчет с неправильными данными, на него налагается штраф в размере 500 руб. по ст. 126.1 НК РФ.
- Если по результатам проверки расчета выявится недоплата налога, по решению налогового органа может быть назначен штраф, равный 20% от суммы задолженности (ст. 123 НК РФ). Работники налоговой также вышлют требование об уплате недоимки и соответствующей суммы пеней. Размер пеней зависит от суммы недоимки и времени просрочки.
Камеральная проверка 6-НДФЛ
Основной целью, которую преследуют налоговики при проверке 6-НДФЛ является выявление нарушений. По своему принципу она не отличается от других камеральных проверок. Отличие ее от выездных проверок заключается в том, что инспектор проводит ее непосредственно на своем рабочем месте и выезжает в организацию к налоговому агенту. Порядок проведения камеральной проверки следующий:
- В первую очередь проверке подлежит общая информация, указанная налогоплательщиком, то есть проверяют верно ли указано наименование организации или ИП и реквизиты.
- После этого проверяют правильность заполнения формы. Все показатели заполняются нарастающим итогом.
- Далее проводится сверка контрольных соотношений. Налоговики проверяют, соответствует ли информация, указанная в документе тем сведениям, которыми владеет налоговый орган.
- Затем налоговый инспектор выполняет простые арифметические расчеты и проверяет, не допущены ли бухгалтером при заполнении документа ошибки.
Исправление ошибок в 6-НДФЛ
Важно! Если при камеральной проверке налоговый инспектор обнаружит ошибки или несоответствия, то налогоплательщик обязан их исправить. Исправления следует внести в срок до 5 рабочих дней со дня получения уведомления из налогового органа.
Налоговики проверяют сроки оплаты НДФЛ, при этом рассматриваются те, что указаны в расчете и сверяются с теми, что указаны в лицевых карточках компании или ИП. Такие карточки ведутся специально, они необходимы для проверки своевременности оплаты налога в бюджет.
Если в ходе камералки обнаружится, что требуемая к уплате сумма так и не перечислена, то инспектор укажет на это налогоплательщику. Устранить это компания или ИП обязаны в срок до 8 рабочих дней с момента получения от налоговой соответствующего уведомления.
При подаче расчета 6-НДФЛ с ошибками налогоплательщик должен будет их исправить, а помимо этого еще и заплатить штраф. Штраф за отчет, предоставленный с ошибками составит 500 рублей.
За несвоевременное представление формы 6-НДФЛ грозит штраф в размере 1000 рублей за каждый месяц просрочки.Если обнаружится, что компания или ИП не доплатили какую то часть налога, то ему потребуется:
- доплатить оставшуюся часть;
- оплатить штраф, равный 20% от суммы долга;
- оплатить пени в размере, зависящем от времени просрочки оплаты и суммы долга.
При этом налоговый орган направит налогоплательщику уведомление, в котором будут указаны все суммы, которые необходимо оплатить.
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2021 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений.
В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений.
Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно.
Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают.
Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки.
Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения.
Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2021 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.