Как правильно оформить почтовое отправление

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить почтовое отправление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При отправке пакета документов на почту России необходимо учесть некоторые правила и рекомендации для правильного оформления. Важно следовать этим инструкциям, чтобы избежать задержек и проблем при доставке.

Грамотное заполнение адреса

При оформлении почтового отправления важно грамотно заполнить адрес получателя. Это поможет избежать ошибок и ускорит доставку письма. В адресе необходимо указать следующую информацию:

1. Название улицы и номер дома. Обязательно указывайте название улицы полностью. Если название улицы длинное, его можно сократить до определенного количества символов.
2. Номер квартиры или офиса. Если письмо адресовано конкретному человеку, не забудьте указать номер квартиры его места жительства.
3. Населенный пункт. Укажите название города, поселка или села, в котором проживает получатель.
4. Индекс. Определите индекс почтового отделения того населенного пункта, где находится получатель.
5. Страна. Если письмо отправляется в другую страну, необходимо указать это в адресе.

Помимо этой основной информации, рекомендуется также указать контактный номер телефона получателя. Это может помочь почтовым службам в случае каких-либо вопросов или проблем с доставкой. Не забудьте проверить все данные перед отправкой письма, чтобы максимально снизить вероятность ошибок и задержек в доставке.

Список внутренних почтовых отправлений (форма 103)

При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103). Его бланк можно:

• получить в почтовом отделении либо
• скачать из интернета, а также
• заполнить в специализированных почтовых программах или в личном кабинете на сайте «Почты России».

Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений. Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.

В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:

• если организация работает с «Почтой России» по договору, то будут добавлены реквизиты: ИНН / КПП, дата и номер договора;
• если в перечень пересылаемых документов не входит почтовое отправление, относящееся к разряду «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное», «Межоператорское», то в графе «разряд» будет стоять фраза «без разряда», а информация об оплате этой категории почтового отправления будет отсутствовать и т.д.

В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.

Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.

Как правильно заполнить конверт для письма?

При заполнении конверта, в какую бы страну вы не посылали письмо, старайтесь придерживаться следующих правил:

• Язык. Во время оправки документов, письма по территории России пользуйтесь только русским языком. Если вы будете посылать письмо в иное государство, тогда можете пользоваться английским языком. Вы должны обращать внимание на образец, при помощи которого возможна отправка за границу. Если нужно продублируйте информацию на языке государства-получателя. Но вы не должны забывать о том, что данные на английском языке считаются обязательными.

Как писать адрес при отправке Почтой России

Адрес на конверте пишется аккуратным и легко читаемым почерком. Если он у вас неаккуратный, используйте печатные буквы или же наберите адрес на компьютере и отправьте его на печать. Пишите шариковой или гелевой ручкой, цвета допустимы любые, за исключением желтого, зеленого и красного.

Имя человека, которому предназначено письмо, указывается снизу, в правом углу. Сведения об отправителе – левый угол сверху.

На конверте нужно указать:

• ФИО целиком или наименование организации (кратко или целиком);
• название улицы, микрорайона, номер дома, квартиры или номер ящика абонента (в виде «а/я 15»);
• наименование населённого пункта, области или иного субъекта РФ, государства;
• индекс.

Писать адрес на посылке Почты России или письме нужно печатными буквами.

Если вы применяете сокращения, то они должны быть общепринятыми:

• область – обл.;
• район – р-н;
• город – г.;
• проспект – пр-т;
• улица – ул.;
• переулок – пер.;
• дом – д.;
• корпус – корп.;
• строение – стр.;
• квартира – кв.

Как отправить заказное письмо

Чем отличается такое послание от простого письма? Как отправить заказное письмо по «Почте России»? Сервис отправки заказных писем предназначен для пересылки важной документации, официальной корреспонденции (запросы, претензии, уведомления, жалобы и др.). У заказных писем имеется ряд преимуществ по сравнению с отправкой простого послания:

• При отправке, заказному письму присваивается индивидуальный трек-номер (указывается в верхней части чека, выдаваемого отправителю). По нему возможно отслеживать доставку послания через интернет-сервис «Отслеживание отправлений» на сайте ПР.
• Данный вид отправлений вручается лично адресату под подпись после предъявления паспорта. Это является неоспоримым доказательством того, что отправитель своевременно переслал письмо, а получатель ознакомлен с содержимым послания.

Пересылка заказного письма – более надежный, но и более дорогой способ доставки корреспонденции. Как отправлять письмо по «Почте России», если требуется воспользоваться услугой «Заказное письмо»? После выполнения вышеописанных действий, отправитель должен обратиться к оператору почты, сказать, что ему нужно отправить заказное письмо, и оплатить стоимость этой услуги. Служащий почты произведет взвешивание конверта, зарегистрирует письмо с присвоением трек-номера, приклеит штрих-код и марки в соответствии со стоимостью отправления.

Зачем вписывать почтовый индекс?

Отдельно рассказываем об индексе на конверте. Это очень важная часть стандарта, благодаря которой письмо или бандероль попадают на автоматическую обработку, а значит, быстро проходят все пункты маршрута. Цифры почтового индекса в большом поле с контурами нужно написать строго по образцу. Тогда автомат считает их и запустит ваше отправление по стандартному маршруту. Индекс международный — это тоже почтовый стандарт, в котором учтена страна, регион, населенный пункт и конкретное отделение связи.

Пример: индекс 246042 означает, что письмо пойдет в Беларусь, в Гомельскую область, город Гомель, отделение связи № 42. И только там почтальон посмотрит на адрес, чтобы отнести и бросить в почтовый ящик. А если письмо заказное или с уведомлением о вручении — чтобы отдать его только тому человеку, который указан в поле «Кому».

Правила оформления адресного ярлыка посылки

Поля с данными получателя и отправителя рекомендуется заполнять разборчивым почерком, чтобы не произошло казусов с информацией, занесенной сотрудниками почты во внутреннюю базу. Адреса также следует указывать разборчиво. Наибольшую важность имеет индекс. Именно на него ориентируются работники сортировочных цехов. Если адрес, указанный вами, будет верным, но индекс вы укажете с ошибкой, посылка может начать «гулять» по сортировочным пунктам, и ее путь существенно увеличится.

В поле «Номер телефона» можно вписать номера получателя и отправителя. При отправке попросите сотрудника почты подключить услугу «СМС-информирование», она стоит 10 рублей. Таким образом, когда посылка прибудет в место вручения, на указанный номер телефона получателя придет СМС с сообщением трек-кода отправления и адресом отделения почты, где он может ее забрать. Это очень удобно. Номер также стоит указать, чтобы подстраховаться: если получатель долго не будет приходить за посылкой, сотрудники почты обязательно позвонят ему и предупредят, что ему следует явиться.

Доставка почты — процесс сложный и не всегда предсказуемый. На пути следования вашу посылку будут неоднократно сортировать, складировать так и эдак, возможно, даже ронять. Поэтому разумно заранее тщательно подготовить вещь к отправке. Особенно это касается хрупких и ценных вещей.

Нельзя использовать для упаковки собственные пакеты или коробки произвольного цвета и размера. По текущим правилам, почтовые работники могут отказать вам в приеме такой посылки. Если вы хотите упаковать ее самостоятельно, лучше купить пакет или коробку на почте и тщательно все уложить дома. Также можно заранее надписать адреса и имена отправителя и получателя (это существенно сэкономит вам время).

Также нельзя заклеивать пакет или коробку самостоятельно. Эта процедура осуществляется только сотрудником и только фирменным почтовым скотчем, поскольку оператор обязан проверить содержимое упаковки, чтобы не допустить к перевозке запрещенные предметы.

Если вы готовите к пересылке крупный предмет — учтите, что максимальный размер коробки на почте составляет 425*265*380 мм.

Дополнительные почтовые услуги

Итак, теперь вы точно знаете, как отправить посылку Почтой России (инструкция выше). При желании вы также можете бесплатно воспользоваться некоторыми дополнительными услугами:

1. Уведомление о доставке — означает, что посылка будет доставлена ​​лично получателю и вам будет предоставлено письменное подтверждение.
2. Инвентарь вложений: Вам будет предоставлен список содержимого пакета, заверенный сотрудником отдела. Там же будет указана дата отгрузки.
3. Наложенный платеж — это ценная посылка, которую можно получить, только оплатив ее полную стоимость. Внимание! Сумма наложенного платежа не может превышать заявленную стоимость посылки.
4. Объявленная стоимость: вы можете документально подтвердить сумму, по которой вы оцениваете свой груз. Это то, что вы получите в случае утери или повреждения посылки.
5. SMS-уведомление — это услуга, позволяющая получателю немедленно узнать, что посылка прибыла на его имя, а отправителю — что посылка получена.
6. Авиапочта (Air Mail): Доставка осуществляется намного быстрее благодаря использованию воздушного транспорта.

Виды отправлений Почтой РФ

По правилам Почты России все отправления делятся на два типа: простые и регистрируемые. Простые можно отправлять без квитанции и получать без расписки. Такое отправление нельзя отследить, а получить его можно либо через почтовый ящик (письма, открытки и легкие бандероли), либо в почтовом отделении. Для второго типа на почте выдают отправителю чек с трек-номером для отслеживания и вручают получателю посылку под роспись.

По весу отправления делятся на: письма – до 100 г по России и до 2 кг за границу, бандероли – 2-5 кг, посылки – до 20 кг. Письмом можно отправить только мелкую бумажную продукцию или фотографии. Для товаров интернет-магазина удобнее использовать другие виды отправлений.

Какие бывают отправления

Для начала разберёмся в двух базовых видах отправлений.

Простое отправление отправляют самостоятельно, без отделения — просто бросают в почтовый ящик. Это обычные открытки и письма.

Заказное отправление посылают только из отделения. Для него заполняют бумажки, и получают трек-номер для отслеживания. Такое отправление получают только с паспортом. На заказные отправления «навешиваются» дополнительные опции:

• Уведомление о вручении — это юридически значимое подтверждение того, что вы получили письмо. Его любят всякие государственные организации и частные компании. Какой-нибудь военкомат или суд пришлёт вам письмо с уведомлением о вручении.
• Опись вложения — это доказательство того, что в письме содержится именно
  то, что содержится. К примеру, отправляете вы претензию к договору. Составляете опись, и сотрудник почты штампует её — это означает, что он стал вашим свидетелем. Теперь получатель не соврёт, что получил поздравление с юбилеем. Обычно такие письма отправляют и с описью, и уведомлением о вручении — кккомбо!
• Объявленная ценность — это, по сути, страховка. Если почта потеряет посылку или повредит её, то вам вернётся стоимость объявленной ценности. Также часть стоимости вернут за нарушение сроков доставки. Чем выше объявленная ценность, тем дороже отправление. На деле вернуть что-то сложно. Этой штукой лучше не пользоваться.
• Наложенный платёж — это сумма, которую заплатит получатель посылки. Она вернётся к отправителю денежным переводом. С наложенными платежами часто работают старенькие интернет-магазины (нормальные принимают карточки на сайте или курьером отправляют). Наложенный платеж не может быть больше объявленной ценности.

Типичные ошибки и пути их решения

Ошибки могут допускать некоторые диспетчеры при указании адреса в папке. Среди наиболее распространенных ошибок — неправильные почтовые индексы, неправильное количество домов или квартир, опечатки или пропущенные буквы в названиях улиц или городов.

Каждый случай подробно рассматривается в отдельной статье на этой странице сайта.

Критические ошибки могут привести к тому, что письма

1. Не будут доставлены вообще или будут доставлены по другому (возможно, указанному) адресу.
2. Оно будет отправлено обратно отправителю, и
3. Доставлено, но с нарушением сроков, если
4. Доставлено по назначению, но не вручено получателю (если допущена серьезная ошибка в фамилии или имени).

Если после отправки письма отправитель обнаружит, что в адресе допущена серьезная ошибка, он может потребовать изменить данные получателя. Это можно сделать только заказным письмом (заказное или ценное письмо). Необходимо предоставить паспорт и квитанцию. Сборы должны быть оплачены на бланке заявления.

Почтовая марка – специальный знак почтовой оплаты. Их необходимо клеить в верхней правый угол конверта. Общий номинал марок, наклеенных на конверт, должен быть равен стоимости услуг Почты России по пересылки того или иного вида отправления в соответствии с тарифами.

Для примера, стоимость отправки заказного письма весом до 20 грамм на день написания статьи составляет 56 рублей. Значит, общий номинал наклеенных марок в данном случае должен равняться этой сумме.

Необходимо учитывать, что конверты бывают двух видов:

1. маркированные — с напечатанной маркой в виде литеры (буква A или D);
2. немаркированные.

Номинал литерной марки меняется, так как зависит от текущего тарифа на письма:

• номинал литеры А равен стоимости отправки простого письма весом до 20 грамм и в 2021 году равняется 24 рублям;
• номинал литеры D равен цене пересылки заказного письма весом до 20 грамм и в 2021 году равняется 56 рублям.

Подробнее на эту тему можете прочитать отдельную статью: Сколько марок клеить на конверт для отправки письма.

Похожие записи:

• Пожилые пассажиры получат скидку на билеты в поездах дальнего следования
• Больничный на испытательном сроке — как оплачивается
• Недорогие страны для переезда из России в 2023 году