Личная карточка сотрудника можно ли не оформлять
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка сотрудника можно ли не оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Как вести и хранить карточки
Организация самостоятельно решает:
- продолжать ли вести личную карточку сотрудника или отказаться от нее;
- знакомить ли работников с записями в Т-2 или ограничиться только заполнением формы;
- вести в бумажном или электронном виде.
Нарушением выбранный способ не будет.
|
Совет Если вы решили сохранить личные карточки сотрудников по форме Т-2, но упростить порядок их ведения, не забудьте документально оформить соответствующие изменения во внутренний порядок кадрового делопроизводства. |
Упрощение порядка ведения личных карточек не отменяет правила хранения. Заполненные формы содержат персональные данные сотрудников, поэтому доступ к ним должен быть только у ответственного лица кадровой службы.
Бумажные карточки хранят в сейфе или запертом шкафу; электронные — на защищенном от третьих лиц компьютере.
Цели ведения личных карточек работников
1. Систематизация и хранение данных.
По сути, личная карточка — это своеобразное досье, которое оформляется на каждого действующего сотрудника предприятия. В ней собирается и в сжатой форме отображается вся важная информация. Например, в личной карточке можно найти паспортные данные и адрес регистрации, номер диплома и специальность, сведения о семье и даже о владении иностранными языками.
Доступ к информации в личной карточке получают сотрудники отдела кадров. В частности, это может потребоваться для назначения льгот работнику по составу семьи. Иногда она нужна бухгалтерии, так как именно в Т-2 содержатся сведения, позволяющие провести работнику какие-либо дополнительные выплаты. А если в личной карточке занесены данные об особой квалификации специалиста, это может стать основанием для его перевода на более высокую должность или для расширения полномочий и функций.
2. Документирование изменений.
В Т-2 должны отражаться любые важные сведения о сотруднике — дата приема на работу, перевод на другую должность, поощрения и награды. Конечно, каждое такое событие сопровождается пакетом другой документации — приказами, актами, графиками и т. п. Однако только в личной карточке можно увидеть всю совокупность фактов и изменений, имеющих важность для трудовой деятельности и карьеры работника в данной компании. Вся история показана хронологически.
Если хранить информацию в единой форме Т-2, то удастся избежать недоразумений, конфликтов и иных неприятных ситуаций. В случае утери большой объем сведений получится восстановить.
Любое изменение в кадровых данных работник заверяет личной подписью непосредственно в своей личной карточке. Это подтверждает своевременное ознакомление с соответствующими решениями, а также согласие с ними.
3. Ведение отчетности для статистики и анализа.
По сведениям из Т-2 вполне можно судить об объеме и качестве кадровых ресурсов организации. Тщательно изучив имеющиеся данные в личных карточках работников, легко понять, каков уровень квалификации персонала, есть ли значительные продвижения по карьерной лестнице. Такие знания помогут компании развиваться и принимать правильные управленческие решения.
Но ведение Т-2 теперь необязательно. Каждый работодатель самостоятельно оценивает для себя целесообразность дополнительного учета посредством личных карточек сотрудников. Именно такое разъяснение дал Роструд на своем портале «Онлайнинспекция.рф».
Нужно ли вести личные карточки сотрудников (форма Т-2)
Отдел кадров и личная карточка сотрудника – это давняя история. До настоящего времени оформление личных карточек сотрудников было обязательной процедурой. Обязывало к этому Постановление Правительства РФ, известным многим кадровикам под номером №225. Но буквально с июля 2021 года, в рамках перехода на цифровой формат трудовых книг, был пересмотрен и подход к необходимости заполнения личных карт.
Так, Постановление №1250, принятое Правительством России 24.07.2021, отменило предыдущий документ (№225 от 2003 года), поэтому с 1 сентября 2021 года с работодателей снялась обязанность хранения и заполнения личных карточек сотрудников на специальных бланках. Хотя специалисты по кадрам могут продолжать это делать, если такой формат работы с первичной документацией им удобен.
Но есть ли в этом смысл? Опытные кадровики точно выдохнули с облегчением, так как фактически должны были вестись сразу несколько форм учёта: трудовые книжки, личные дела и личные карточки сотрудников. 2021 год расставил все точки.Теперь на вопрос «обязательно ли вести личную карточку сотрудника?» ответ однозначный – не обязательно.
Но как быть с теми карточками, которые уже имеются на предприятии? И ведь сам учёт никуда не делся, наверняка, теперь необходимо будет делать то же самое, но в электронном виде?
Тут нужно понимать, что личные карточки и дела, как правило, дублировали информацию, записанную в трудовой книжке. Но так как книжка в любой момент могла покинуть организацию (при увольнении сотрудника и переходе в другую организацию), то все записи дублировались в другой учетной документации компании. Ее приходилось заводить на всякий случай, чтобы при желании данные можно было восстановить или подтвердить документально.
Электронные личные карточки сотрудников намного удобнее. Их невозможно потерять или испортить, нельзя подделать и т.п.
Вести теперь карточку или нет – каждая организация решает самостоятельно. Штрафовать за отсутствие записей, как и за отсутствие росписей в ознакомлении, после 1 сентября 2021 года в бумажных формах Т-2 никто не будет. Главное – своевременно оформить отказ от ведения бумажных форм соответствующим приказом.
Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять
Письме Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1 указано, что в пункте 10 раздела 1 личной карточки формы Т-2 указываются те сведения, которые работник по своему желанию может представить о своих родственниках. При этом следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 228 Трудового кодекса РФ, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель обязан немедленно проинформировать о несчастном случае органы и организации, указанные в Трудовом кодексе РФ, а о тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом — также родственников пострадавшего.Таким образом, при отсутствии у работодателя сведений о родственниках работника, при наступлении вышеуказанного несчастного случая, могут возникнуть проблемы по информированию родственников работника о данном факте.
Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- документ об образовании;
- СНИЛС;
- военный билет;
- другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).
Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу. Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Личная карточка хранится в личном деле сотрудника. Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника».
Как внести изменения и сделать исправления Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить.
Можно ли заполнять личную карточку работника на компьютере и вести ее в электронном виде? Обязательно ли бланк личной карточки, которая заполняется вручную, должен быть картонным
Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так как некоторые записи в личной карточке подтверждаются подписью работника, вести ее в электронном виде нельзя. При этом работодатель не ограничен в праве дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде.
Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Как оформить личную карточку сотрудника
Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.
Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими.
Личная карточка по унифицированной форме
Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:
| Раздел | Что включает в себя |
| Общие сведения | ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия |
| Сведения о воинском учете | Звание, категория годности, военкомат по месту жительства |
| Прием на работу и переводы | Дата, должность, подразделение |
| Аттестация | Дата, основание |
| Повышение квалификации | Наименование учебного учреждения, даты |
| Переподготовка | Специальность, диплом, дата |
| Награды | Наименование поощрения, дата, документ |
| Отпуск | Основание, вид отпуска, период |
| Социальные льготы | Основание, наименование льготы |
| Доп.сведения | – |
| Прекращение трудового договора | Дата увольнения, номер приказа, подписи |
Уровни образования (образовательные цензы)
| Уровень образования | Что он означает | Код по ОКИН |
| Начальное (общее) образование | Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) | 02 |
| Основное общее образование | Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство | 03 |
| Среднее (полное) общее образование | Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство | 07 |
| Начальное профессиональное образование | Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство | 10 |
| Среднее профессиональное образование | Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом | 11 |
| Неполное высшее образование | Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение | 15 |
| Высшее образование | Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом | 18 |
| Послевузовское образование | Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом | 19 |
Формулировки записей о знании языка
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Читает и переводит со словарем | 1 |
| Читает и может объясниться | 2 |
| Владеет свободно | 3 |
Формулировки записей о состоянии в браке
| Брачный статус | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
На основании каких документов заполняется личная карточка
Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.
Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:
- трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
- удостоверение личности работника (паспорт);
- СНИЛС;
- ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
- свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
- военный билет;
- анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
- трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
- справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).
Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов
Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).
Преимущества. Далее следует пример судебного решения, в котором форма Т-2 помогла взыскать 3,5 млн рублей за неиспользованные отпуска. Личная карточка была дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства в отношении лицензии.
Характер спора. После увольнения работник обратился в суд, требуя компенсации неиспользованного отпуска за 321 день, а также неустойку за моральный ущерб и проценты по выплатам.
Аргумент работодателя. Ответчик представил суду карточку Т-2 работника и приказы на отпуск за несколько лет.
Решение суда. Суд отказал работнику. Он принял во внимание документы и пришел к выводу, что неполная выплата работнику компенсации за неиспользованные разрешения не была доказана. См. решение 3 СССЮ по делу 88-10826/2021 от 18. 08. 2021.
Против. По нашему мнению, приказы, подписанные с работником, также подтверждают выдачу лицензии. Главное — быстро собрать эти постановления и подать их в суд.
При использовании электронных личных дел сотрудников менеджерам по персоналу нужно просматривать папки с персоналом за годы и несколько раз щелкнуть мышью, чтобы распечатать онлайн-приказ на отпуск.