Плюсы и минусы электронного документооборота

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

В чем преимущества мгновенной доставки электронного документа?

1. В случае ошибки документ можно срочно переделать. Пример: покупатель получает оригинальный документ поставки (ТОРГ 12) в момент поставки или даже раньше. Если документ не соответствует поставке и необходимы исправления, получатель сообщает об этом поставщику. Поставщик оперативно переделывает документ и отправляет его на подпись получателю. Получатель имеет возможность за считанные секунды получить корректный документ и подписать его. Длительный процесс переоформления документов, составления актов сверки не понадобится.
2. Появляется реальная возможность иметь оригиналы документов, подтверждающих затраты, к 20-му числу месяца, следующего за отчетным. В результате компания, получившая все документы в срок, имеет более правильный финансовый результат, а работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца часто идет в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок. Результат очевиден – снижение рисков ошибок в отчетности и налоговых рисков. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
3. Так как обе стороны в каждый момент времени знают, были ли документы получены и приняты покупателем (все документы и статусы их обработки мгновенно отражаются в системе ЭДО), нет разночтений и путаницы.

Контроль документооборота

Во-первых, все входящие и исходящие документы фиксируются в едином источнике – системе ЭДО. Благодаря этому мы точно знаем, что отправляли и что получали. Это позволяет контролировать документооборот и избежать потери документов. Как это работает: в системе ЭДО отражаются абсолютно все документы, которые отправляются через оператора ЭДО. Документы идут списком, отправленные документы обычно упорядоченны по времени отправки. Напротив каждого документа указан статус его обработки: например, был ли документ получен, требуется ли подпись. Документ невозможно удалить из системы, можно лишь переместить в архив или изменить статус. Именно поэтому, если документ прошел через систему, его уже невозможно потерять.

Также уменьшаются издержки на поиск документов и безопасность: в системе ЭДО достаточно набрать критерии поиска (контрагент, дата), и оригинальный электронный документ будет найден за доли секунды. Можно так же быстро скопировать документ в папку или сделать выборку документов. Что касается безопасности, в электронном виде документы менее уязвимы , чем в бумажном. При должной организации процедур защищенного доступа к файлам автоматически контролируется доступ. Кроме того, их невозможно «вытащить из папки и не вернуть», как это часто бывает с бумажными документами – копиями и, что еще хуже, оригиналами. Экономия на процессах обработки документов. Так как в автоматизированной системе ЭДО все операции с документами (выборки, отчеты, выгрузка в учетную систему…) делаются за доли секунды, очевидна значительная экономия времени и человеческих ресурсов, необходимых для выполнения этих операций. Конкретные суммы , сэкономленные в каждой компании, будут зависеть от организации процессов, количества и стоимости персонала, занятого в ручных операциях при бумажном документообороте.

Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:

1. Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
2. Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
3. Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
4. Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
5. Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
6. Оперативный поиск требуемой бумаги.
7. Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.

Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.

К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:

• увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;

• оперативность, возможность контроля и анализа;

• оптимизация рабочего времени персонала;

• сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.

Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:

• невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;

• программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.

Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.

1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.

2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.

В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.

3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

• ЭДО – электронный документооборот;

• ЭД – электронный документ;

• ЭП – электронная подпись;

• ЭЦП – электронная цифровая подпись;

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

• СЭД – система электронного документооборота;

• УПД – универсальный передаточный документ;

• ПО – программное обеспечение.

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

   Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

   Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

   Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

   Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

4. Получить УКЭП.

---

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

— эффективное управление движением документов,

— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

— исключение дубляжа документации,

— формирование архива происходит автоматически,

— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:

1. Приобрести электронную подпись.
2. Подключиться к оператору данных.
3. Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.

Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:

• Создание документа отправителем.
• Заверение документа электронно-цифровой подписью.
• Направление документа контрагенту.
• Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.

Кадровый ЭДО для найма

Кадровый документооборот с начала пандемии подорожал и усложнился больше других, ведь большая часть сотрудников стала работать из дома. Обмениваться документами с удаленными сотрудниками приходится при помощи курьеров и классической почты.

С людьми из других регионов иногда возникают сложности с трудовой книжкой. Увольняясь, работник как минимум должен ее забрать. И если трудовая бумажная, то многие не хотят ехать за ней в другой город. Вернуть работнику его бумажную трудовую можно по почте, но для этого он должен написать соответствующее заявление. А если он не желает, у работодателя возникает правовая коллизия: по законодательству он обязан выдать работнику трудовую книжку, а по факту без заявления не имеет права.

Все идет к тому, что чисто офисных работников будет все меньше. Все больше будет «гибридных» сотрудников, которые работают то дома, то в офисе. Не меньше будет и и полностью удаленных сотрудников. И если эксперимент с ЭДО для работы, который сейчас проводит Минтруд, получится, это сильно упростит жизнь и работникам, и работодателям.

Все эти проблемы должна решить электронная трудовая книжка. На остальные вопросы кадрового ЭДО должны ответить поправки в Трудовой кодекс, которые сейчас рассматривают в правительстве. Если их примут, компании смогут не просто искать себе сотрудников в любом регионе России, но и полноценно их трудоустраивать с минимальными бюрократическими преградами. Отпадет необходимость оформлять бумажные документы, тратить деньги на их отправку, а сам процесс трудоустройства значительно упростится. Работник сможет ставить на документах электронную подпись и отправлять их работодателю. Перспективы выглядят радужно, но на деле не все так просто.

Три главные преимущества ЭДО

1. Экономия средств.

Считается, что расходы на передачу документа через электронный документооборот по сравнению с бумажным документооборотом сокращаются примерно в 4-5 раз. По данным на 2018 год, стоимость выпуска, например, одной счет-фактуры в среднем обходилась на бумаге в 44 рубля, в электронном виде – примерно в 10 рублей. По оценкам 2019 года, стоимость создания документа в ЭДО уже колебалась в пределах 6-10 рублей – в зависимости от тарифов операторов электронного документооборота, стоимость передачи документа на бумаге, наоборот, выросла в цене.

Давайте разберемся, из чего складываются эти затраты. Расходы формируют три основные статьи: носитель информации, пересылка и хранение. Документ на бумаге включает все три статьи расходов – лист бумаги А4 и его распечатка стоят примерно полтора рубля, пересылка по почте стоит в среднем 50 руб., стоимость курьерской или экспресс-доставки в разы выше, хранение документа также требует расходов – на процесс архивирования, расходники и место под хранение. Стоимость документа в ЭДО состоит из затрат на пересылку (в пределах 10 рублей). Не стоит забывать и про трудочасы, которые затрачиваются сотрудниками на создание, транспортировку и архивацию бумажного документа.

2. Экономия времени.

Система электронного документооборота организаций в вопросе экономии времени вне конкуренции. Если при электронном документообороте, образно говоря, документы «летают», то при бумажном «ходят за три моря». Бумажный документ нужно распечатать, согласовать, подписать – на это может уйти не один день, затем пересылка, которая занимает от 4 дней до бесконечности. Если документ требует подписи контрагента и возврата, то это еще как минимум несколько дней. В ЭДО документ подписывается электронной подписью, за считанные минуты он попадает контрагенту в любую точку мира, после подписи контрагентом документ становится доступен всем участникам ЭДО.

3. Безопасность.

Традиционно под безопасностью документа в ЭДО понимались его достоверность, сохранность и защищенность от утечки данных. Документ в ЭДО доступен только узкому кругу лиц, он передается по закрытым каналам связи, защищен от подделки, потери и т.п.

Однако в ситуации пандемии налицо оказался еще один плюс электронного документооборота – в ЭДО минимизирован прямой контакт работников друг с другом. Сотрудники не контактируют с продавцами канцелярии и расходников, не ходят по кабинетам для подписи, не контактируют с курьерами и т.п.

Похожие записи:

• Помощь родственникам психически больных
• Минимальный размер алиментов на двух детей
• Можно ли подать на алименты не в браке, если ребенок записан на отца?