Больничные листы: правила оформления нетрудоспособности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Больничные листы: правила оформления нетрудоспособности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.
Заполнить больничный лист работодателю можно:
- Вручную. Нельзя использовать обычную шариковую ручку. Вносить информацию в бланк необходимо только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой чёрного цвета.
- На компьютере. Если на ПК установлена специальная программа, которая может через принтер заполнять официальную бумагу. Причём разрешено заполнять одну часть бланка ручкой, а другую — на компьютере.
Правила заполнения электронных больничных листов
Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.
Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.
Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.
Особенности заполнения работодателем электронного листа нетрудоспособности
С первого июля 2017 года медицинские организации с согласия пациентов заполняют электронные больничные. В связи с этим оформлять документ на бланке не требуется. Такой вариант удобен, когда сотрудник находится на карантине, работает удаленно, заболел в командировке или лечится в другом городе.
Лечебное учреждение вносит сведения об электронном листе нетрудоспособности в специальный реестр в единой системе ФСС. Пациенту вручается распечатка с номером больничного листа и минимальными сведениями о страховом случае.
Сотрудник сообщает всю необходимую информацию работодателю, у которого должен быть доступ к реестру. Ответственный сотрудник заполняет в электронном виде свою часть больничного листа. Электронный документ сразу поступает в ФСС, который выплачивает пособие работнику.
Больничный лист: как правильно заполняется
Приказом Минздрава РФ от 26.04.2011 г. N 347н была утверждена унифицированная форма бланка больничного листа, обязательная для всех субъектов РФ и с тех пор не менявшаяся.
Работа по контролю за изготовлением и доведением бланков до медицинских учреждений, имеющих право их выдачи возложена на ФСС РФ. Больничный лист является документом строгой отчетности и ограждается от подделок степенью защиты уровня «В».
Обратите внимание: если все же закралось подозрение, что представленный работником больничный лист является поддельным, то в первую очередь необходимо обратить внимание на наличие на нем защитных знаков, либо проверить листок нетрудоспособности по номеру онлайн на сайте Фонда социального страхования.
Бланк документа заполняется двумя организациями: выдавшим его медучреждением и работодателем. На голубом поле лицевой стороны бланка расположены клеточки желтого цвета. Все записи, кроме личных подписей лиц, заполнивших бланк, делаются строго по клеткам, не выходя за их контуры.
На оборотной стороне бланка, которая никем не заполняется, размещена справочная информация: коды видов нетрудоспособности и их расшифровка.
Для чего на предприятиях ведется журнал учета больничных листов
ДополнительноУчет больничных листов необходим, так как они обладают функциями: юридической – подтверждают право работника на освобождение от работы; статистической – позволяют работодателю провести анализ заболеваемости с временной утратой трудоспособности; финансовой – дают право на получение пособия по социальному страхованию.
Законодательно предприятие на обязано вести журнал регистрации больничных листов своих сотрудников. Каждый руководитель решает самостоятельно, нужно ли ему систематизировать информацию о периодах нетрудоспособности сотрудников.
За образец заполнения журнала учета больничных листков на каждом предприятии берется та форма, которая удобна для ведения кадровому отделу и позволяет мониторить количества дней нетрудоспособности сотрудников, анализировать уровень заболеваемости, внедрять различные профилактические меры и т.п.
Порядок заполнения больничного листа работодателем
За выплату пособия отвечает работодатель. В своей части бланка он может вносить исправления. Исправлять сведения, внесенные медучреждением нельзя. Если ошибку допустил медработник, лист нетрудоспособности возвращается для замены (абз.5 п.56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). В противном случае больничный не примут в органах соцстраха и работник не получит пособие по нетрудоспособности.
В первую очередь следует проверить период нетрудоспособности, указанный в листе:
| Причины нетрудоспособности | Период пребывания на больничном |
| Если на больничном был работник | 3 и более дней |
| Уход за больным ребенком | До 15 дней |
| Уход за больным родственником | До 15 дней, но работодатель оплачивает 3 дня |
| При обычной болезни или травмах | Не более 30 дней. Если нужно больше – требуется заключение врачебной комиссии |
| Больничный связан с беременностью и родами | Дается 140 дней, при наличии осложнений продлевается. |
На государственном уровне существуют определенные правила по заполнению больничного листа, которые касаются работодателя.
Таковыми являются следующие нормативные документы:
- Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-8605 – дает ответы на вопросы, касаемо оформления больничных листов нового образца;
- Письмо ФСС РФ №14-03-18/15-12956 – разъясняет отдельные положения про порядок выдачи листов недееспособности, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 №624н (возможность скачать);
- Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-16055 – фиксирует описание отдельных вопросов, касаемо нюансов оформления больничных листов.
Основные правила заполнения бланка
На сегодняшний день, государство активно отказывается от бумажной формы бланка. В скором времени, планируется ввести электронную систему заполнения больничных листов.
При таком процессе, информация, заполняемая медицинской организацией, сразу будет передаваться в Фонд соцстрахования.
То есть, пациент не будет получать на руки никакой документ. Однако, данная система еще находится на стадии разработки.
Состоянием на две тысячи восемнадцатый год, для уполномоченных граждан, заполняющих бланки, требуется строго соблюдать правила внесения данных в бланк.
В противном случае, специальный сканер не сможет считать данные с заполненного бланка, что влечёт отрицательный ответ ФСС на запрос по предоставлению компенсации по больничному листу.
Гарантировать возмещение средств за дни недееспособности может только правильно оформленный документ.
Государственным законодательством установлены следующие нормы, касаемо правильности внесения данных в выписки:
- Буквенные, или цифровые символы должны располагаться в пределах отведенной ячейки, не касаясь её краев. В одну клеточку вносится один символ;
- Слова вписываются печатными заглавными буквами;
- Что касаемо того, какой ручкой заполнять, то документ полностью оформляется пастой черного цвета. Использование другого цвета не допускается;
- Данные не должны содержать ошибок, а если таковая случилась, или бланк был утерян до передачи его работодателю, то лист выдается повторно;
- На копии документ обязательно должна быть надпись «Дубликат», чтобы отличать её от оригинала, что помогает избежать мошенничества;
- Если ошибку при заполнении допускает работодатель, то неправильная информация попросту зачеркивается. Достоверные данные указываются на обратной стороне листка, подкрепляя их подписью и печатью, подставленной работодателем, а также указывается надпись «Исправленному верить».
Заполняем больничный лист по шагам — инструкция
Чтобы получить больничный лист, необходимо обратиться за медицинской помощью. Со стороны медицинского учреждения больничный лист заполняет лечащий врач, к которому и обратился заболевший.
Врач заполняет свою часть следующим образом:
- нужно указать, что выдаётся первичный документ или дубликат. Это нужно делать в левом углу, поставив «галочку» в нужно месте;
- указываются сведения о медицинском учреждении, в котором выдаётся данный больничный лист;
- «дата выдачи» — нужно поставить то число, когда заболевший обратился за помощью. Нельзя оформлять больничный лист «задним числом»;
- заполнить ФИО и дату рождения пациента;
- со слов пациента вписать название рабочей организации;
- указать, по какому месту работы выдается больничный лист — по основному или по совместительству. Для этого нужно поставить «галочку» в соответствующей клетке;
- если больничный оформляется для ухода за родственниками, то нужно указать их личные данные, а также степень родства с обратившимся;
- если больничный выдается по беременности, или работнику-инвалиду, заполнить соответствующие строчки;
- в таблицу вписать период освобождения, должность, фамилию, инициалы и подпись врача;
- поставить дату, с которой пациент должен приступить к работе, и печать медицинского учреждения.
После того как работник выздоровеет, ему нужно принести больничный лист своему начальству. Это необходимо для начисления соответствующего пособия. Работодатель также должен заполнить свою часть документа, и это он должен сделать правильно.
Делается это следующим образом:
- место работы прописывается в кратком варианте. Например, ООО «Туфелька»;
- нужно поставить «галочку» и указать, это основное место работы заболевшего, или он трудится здесь по совместительству;
- регистрационный номер ФСС. Нужно указать тот, который был присвоен данной организации при постановке на учёт в фонд соцстрахования в качестве страхователя;
- код подчинённости. Его также можно узнать из документов о постановке на учёт в ФСС;
- ИНН работника и его СНИЛС;
- условия начисления. Здесь нужно указать определённый числовой код. Полный их перечень представлен на оборотной стороне больничного листа;
- если работником получена травма на производстве, то нужно указать дату составления акта Н-1;
- дата начала работы. Эта графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору;
- страховой стаж;
- нестраховые периоды, если таковые имеются;
- период болезни, за который будет начислено пособие;
- средний заработок этого работника;
- средний заработок за каждый день болезни;
- сумма пособия, которая будет выплачена из средств работодателя;
- сумма пособия, которая будет выплачена за счёт средств ФСС;
- итоговая сумма пособия, которое работник получит на руки;
- ФИО руководителя организации и его подпись;
- ФИО главного бухгалтера на предприятии и его подпись.
Какой ручкой заполнять больничный
Если документ заполняется вручную, то делать это нужно ручкой с чёрной пастой. Правила заполнения больничного листа прописаны в Приказе Минздравсоцразвития № 64Н. Именно в этом Приказе сказано, что разрешается использовать гелиевую, капиллярную или перьевую ручку. То есть пользоваться шариковой нельзя.
Однако Верховный Суд РФ вынес определение. Что использование шариковой ручки никак не может повлиять на выплату пособия. Это лишь технический недочёт, которые не является основанием для отказа в выплатах.
Важно! Если больничный лист заполняется шариковой ручкой, он должен быть заполнен правильно, без помарок, ошибок и чётким почерком. Но, работники ФСС не рекомендуют использовать шариковую ручку для заполнения больничного.
Кто заполняет листок нетрудоспособности в организации
При заполнении листка нетрудоспособности работодатель самостоятельно принимает решение
, кто заполняет больничный лист: бухгалтер или кадровик.
В любом случае информация нужна из двух источников:
-
Трудовой стаж
— информацию предоставляют в отделе кадров. -
Сведения о зарплате
работника (это прерогатива бухгалтерии учреждения). Сведения указываются
без НДФЛ
. Рассчитывается средняя и среднедневная зарплата. Если сотрудник работает в организации менее двух лет, то принимается во внимание справка о доходах, которая предоставляется с прежнего места (мест) работы. Если такая справка отсутствует, то учитывается региональный минимальный размер оплаты труда. Образец заполнения
больничного из МРОТ
поможет легче ориентироваться в этом вопросе.
Исправление в больничном листе работодателем
Допустима ли незначительная ошибка в больничном? Правильно – нет, поскольку при ее наличии Фонд социального страхования имеет право отказать работодателю в страховом возмещении. А что делать, если ошибка все-таки обнаружена? Разберем несколько практических ситуаций.
Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный» — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период.
Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Продолжение больничного листа заполнение
То есть во всех бюллетенях, начиная со второго, заполнять строку «За счет средств работодателя» не нужно.
А показатели по строкам «За счет средств ФСС РФ» и «ИТОГО начислено» будут равны.
И не забудьте к каждому листку нетрудоспособности приложить свой расчет пособия (п. 67 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). Листок нетрудоспособности, обычно называемый больничным листом, выдается работнику в ситуациях, когда он в течение какого-то периода не способен выполнять свои трудовые обязанности перед работодателем.
Полученный больничный дает работнику право быть освобожденным от трудовой деятельности, а также является основанием для расчета пособия по временной утрате трудоспособности. Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас (Москва) (СПБ) Это быстро и бесплатно!