Как заполнить путевой лист грузового автомобиля ИП, образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить путевой лист грузового автомобиля ИП, образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Хранится путевый лист пять лет. Если документ оформлен неправильно или вовсе отсутствует, оба лица — предприниматель и водитель несут ответственность, но наказание в виде штрафных санкций налагается на бизнесмена.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
В путевке должна находиться информация от механика или мастера о проверке техники. Специалист, владеющий аттестацией в транспортной инспекции, перед рейсом обязан осмотреть средство передвижения на предмет поломок и неисправностей. Как может оформляться отметка:
- «Техническое средство исправно. Выезд разрешен»;
- «Автомобиль прошел осмотр технического состояния перед рейсом».
Вид отметки, которая должна присутствовать, определяется компанией. Можно поставить штамп. Главное, чтобы она содержала ФИО механика, проводившего осмотр, его роспись, время и число проверки.
Важно! Информация, написанная медиком и мастером, имеет законную силу в течение всей поездки водителя.
При заполнении путевки необходимо соблюдать простые правила:
- документ выписывают только для одного транспортного средства;
- действие путевого листа ограничено указанными в нем датами, по истечении срока он недействителен;
- выписывать несколько путевок на один транспорт допустимо, если на одной технике ездят два и более сотрудника в разные смены;
- если предприниматель сам не управляет средством, то потребуется издать приказ, в котором указано уполномоченное на снятие показания одометра лицо;
- бизнесмен должен оформить журнал и отмечать в нем выданные путевки.
Форма путевого листа грузового автомобиля для ИП
На текущий момент действующее российское законодательство не устанавливает строгой формы путевого листа грузового автомобиля, принадлежащего индивидуальному предпринимателю. До 2013 года действовали формы 4-С и 4-П для грузовиков, принадлежащих юридическим лицам, но по информации Минфина России № ПЗ-10/2012 они упразднены вступившим в силу с 1 января 2013 года Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закрепленная приказом Минтранса РФ № 68 от 30.06.2000 форма ПГ-1 бланка путевого листа, предназначавшегося непосредственно для ИП, прекратила свое действие с изданием Приказа Минтранса России N 152 от 18.09.2008.
Таким образом индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно выбрать форму путевого листа для грузовых автомобилей, принадлежащих ему и осуществляющих коммерческую деятельность по перевозке грузов. При этом за основу индивидуальный предприниматель перевозчик может взять устаревшие формы 4-С, 4-П или ПГ-1 и сформировать собственную форму путевых листов для своего грузового транспорта.
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2021 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.
Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.
Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.
В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.
При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
Ошибка при использовании путевого листа
Часто водители считают, что достаточно путевого листа, но при перевозке разных грузов требуются дополнительные документы при таких перевозках:
- грузов для организаций обязательно наличие товарно-транспортной накладной утвержденной формы, где описан груз с приложением документов.
- грузов граждан к путевому листу нужно приложить квитанцию об оплате услуг по перевозке.
- крупногабаритных и тяжеловесных грузов необходимо специальное разрешение и специальный пропуск, выдаваемые Госавтоинспекцией, МВД, ГУВД, УВД субъектов РФ.
- опасных грузов – путевой лист, где указан маршрут и отметкой «Опасный груз» (красным цветом) в верхнем левом углу и в графе «Особые отметки» № опасного груза по списку ООН, бланк маршрута, допуск водителя к такой перевозке, аварийную карточку, товарно-транспортную накладную, адреса и телефоны должностных лиц компании-перевозчика, отправителя и получателя груза, ответственных за перевозку подразделений Госавтоинспекции МВД по маршруту.
В путевке должна находиться информация от механика или мастера о проверке техники. Специалист, владеющий аттестацией в транспортной инспекции, перед рейсом обязан осмотреть средство передвижения на предмет поломок и неисправностей. Как может оформляться отметка:
- «Техническое средство исправно. Выезд разрешен»;
- «Автомобиль прошел осмотр технического состояния перед рейсом».
Вид отметки, которая должна присутствовать, определяется компанией. Можно поставить штамп. Главное, чтобы она содержала ФИО механика, проводившего осмотр, его роспись, время и число проверки.
Важно! Информация, написанная медиком и мастером, имеет законную силу в течение всей поездки водителя.
При заполнении путевки необходимо соблюдать простые правила:
- документ выписывают только для одного транспортного средства;
- действие путевого листа ограничено указанными в нем датами, по истечении срока он недействителен;
- выписывать несколько путевок на один транспорт допустимо, если на одной технике ездят два и более сотрудника в разные смены;
- если предприниматель сам не управляет средством, то потребуется издать приказ, в котором указано уполномоченное на снятие показания одометра лицо;
- бизнесмен должен оформить журнал и отмечать в нем выданные путевки.
Время действия и сроки заполнения путевого листа
Поскольку это документ, у него есть свои правила. То, сколько действует путевой лист и когда он заполняется, зависит от особенностей рейсов. Если рейс или рейсы укладываются в рамки одного дня, то путевой лист заполняется перед первым выездом и действует как раз в течение этого самого дня. Но есть и другие ситуации, когда поездка слишком долгая, поэтому захватывает более длительный период. В таком случае путевой лист оформляется тоже до первого выезда, но действует уже дольше — столько календарных дней, сколько вмещается в долгую смену.
Разобраться с тем, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля по срокам, несложно. Логика в этой схеме предельно простая, заполнять по несколько листов на разные дни в рамках одной перевозки не требуется.
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.
Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.
С 01.01.2021 действуют новые обязательные реквизиты для путевого листа.
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
- Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
- Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
- Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить о.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить о или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
- Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Наказание за отсутствие документа
Размер штрафа определяется Административным Кодексом (КоАП):
| Описание правонарушения | Статья КоАП | Сумма, руб. |
| Отсутствие документа у водителя в момент выполнения перевозки | 12.3 часть 2 | 500 |
| Отсутствие документа | 12.31.1 часть 1 | ответственные лица – 20 000; юридические лица – 100 000 |
| Некорректное заполнение документа: | ||
| отсутствие отметки о проведении медицинского осмотра | 12.31.1 часть 2 | для граждан – 3 000; для должностных лиц – 5 000; для предприятий – 30 000 |
| нарушение требований безопасности | 12.31.1 часть 4 | частные лица – 2 500; ответственные должности – 20 000; компании – 100 000 |
Штрафные санкции так же могут быть назначены Федеральной Налоговой Службой за отсутствие или неправильное заполнение документа. Кроме штрафа предприятию потребуется пересчитать размер налога на прибыль и сумму амортизационных отчислений.
Какой бланк путевого листа грузового автомобиля использовать ИП
До отмены приказа Минтранса от 30.06.2000 № 68 все автовладельцы-предприниматели, чтобы выписать путевой лист, применяли форму ПГ-1, утвержденную этим нормативным актом. После его отмены до 2013 года нужно было использовать бланки формы 4-П или 4-С, введенные в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. А с 2013 года с принятием закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ необходимость использовать унифицированные формы отпала.
Теперь предприниматели могут самостоятельно разрабатывать свой бланк путевого листа. Создавать его нужно, соблюдая требования приказа Минтранса № 368 и закона № 402-ФЗ.
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Выбор формы путевого листа нужно закрепить. О том, как это сделать, читайте здесь.
Если надо составить путевой лист, то в его основу может лечь либо одна из применявшихся ранее унифицированных форм (ПГ-1, 4-С или 4-П), либо собственная разработка. Чаще всего ИП предпочитают форму ПГ-1 (бланк 2021 путевого листа для грузового автомобиля можно скачать ниже по ссылке), поскольку в ней содержатся все необходимые для заполнения реквизиты и она достаточно привычна для использования как путевой лист.
Порядок составления документа
Путевой лист ИП для грузового автомобиля можно разработать на основании ранее действующих типовых форм, утвержденных Приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68. Например, на основании формы № ПГ-1. Если предприниматель использует для ведения деятельности легковой автомобиль, в качестве образца можно использовать форму № ПЛ-1. Но нужно учитывать, что эти унифицированные бланки не содержат всех обязательных реквизитов, которые должны быть включены в путевой лист в соответствии с последними нововведениями.
Примерная структура путевого листа с учетом обязательных реквизитов:
- Название документа и его порядковый номер.
- Срок действия – дата (день, месяц, год), в течение которой путевка должна быть использована, либо даты начала и окончания срока ее действия.
- Сведения о ИП: Ф.И.О., почтовый адрес, номер контактного телефона, ОГРНИП.
- Сведения о ТС: тип, модель, марка, государственный номерной знак (при использовании прицепа/полуприцепа указываются и его данные).
- Показания одометра при выезде с парковочного места и при возвращении – заверяются подписью ответственного лица либо самого ИП, если он совмещает обязанности водителя.
- Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения.
- Данные о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотра (если медосмотр обязателен по закону). Здесь указывают дату и время прохождения, Ф.И.О. и подпись врача.
- Отметка по итогам предсменного техосмотра. Рядом должны быть указаны Ф.И.О. ответственного сотрудника (механика и т.п.) и его подпись.
- Отметка о том, что водитель принял транспортное средство в технически исправном состоянии.
- Дата и время выезда с парковки и возвращения на парковку.
- Сведения о перевозке: вид сообщения (городское, пригородное, междугородное, международное) и вид перевозки груза или пассажиров (регулярное, по заказам, легковым такси).
- Сведения о движении горючего.