Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

• Потеря документов

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

• Низкая скорость поиска нужных бумаг

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

• Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

• Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

• Невозможность версионирования

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

• Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Как банки могут использовать ЭДО

В банковской сфере активно применяется юридически значимый электронный документооборот — обмен документами, имеющими полную юридическую силу. Юридически значимый ЭДО используется банками в следующих направлениях:

• между банком и его клиентами — для быстрого взаимодействия и решения клиентских вопросов;
• между клиентами банка и его контрагентами — взаимодействие происходит в рамках дополнительных услуг;
• между банком и поставщиками — применяется в целях организации снабжения, проведения закупок, работы с курьерской службой и тому подобного;
• между банком и его филиалами — обеспечивает быстрый внутренний документооборот.

Какие задачи решает электронный архив

Организация структурированного хранения

Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.

Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ

Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.

Повышение уровня защиты документов

Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы. Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.

Создание электронного архива документов

Закон устанавливает правила хранения информации в электронном архиве, принципы работы с ней. Частью нормативно-методической базы в этой сфере являются:

• «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
• «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Если у вас уже есть CRM-система, которая вас полностью устраивает, то к ней можно подключить модуль конструктора, для того, чтобы можно было быстро и удобно создавать и редактировать документы.

Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

• Хранение файлов информационных объектов всех типов (txt, doc, rtf, pdf, tiff, jpg, bmp, xls, xml и любых иных форматов)
• Хранение информации о связях между документами в хранилище
• Использование технологий ограничения доступа к группам, документов, отдельным документам, а также к фрагментам документа
• Возможность использования модулей электронной подписи (ЭП) и шифрования документов
• Контроль наличия у документов ЭП ответственных должностных лиц банка. Для подписания и проверки достоверности ЭП могут применяться внешние специализированные решения (например, КриптоПро), через программный интерфейс интеграции
• Контроль полноты и достоверности документов в хранилище
• Управление правами пользователей, регистрацию их действийи системных событий

Для выполнения рекомендаций Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У Единая система электронного архива банка обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

• помещение документов в электронном виде (ДЭВ) в консолидированный электронный архив;
• запись основных, резервных, прочих единиц хранения (ЕХ);
• учет носителей для ЕХ;
• помещение ЕХ на стационарное хранение;
• хранение ЕХ (принятие на хранение, проверки, восстановление);
• уничтожение ЕХ.

Техническое решение “Электронный архив документов дня для банков” обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

• регистрация и ведение электронного архива документов дня;
• просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
• автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;
• подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;
• хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
• оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;
• проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.

Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
• Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

• правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
• локальные нормативные акты;
• кадровые документы;
• договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
• доверенности;
• письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

• в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
• в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
• документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Оформление банковских операций: как организовать документооборот

Определить ключевые потребности фирмы в этой сфере, а также подобрать наиболее удачные способы решения этих проблем поможет системный подход к организации архива. Формирование электронного архива документов предполагает такие основные этапы.

Этап № 1. Составление плана необходимых функций системы.

Изначально важно выделить цели, для которых создается данное хранилище. Решите, каково его назначение, с какими задачами оно будет справляться.

Мгновенный доступ к документам из любого отделения банка

Сокращение времени на обслуживание клиентов

Сокращение количества ошибок в работе с документами

Снижение расходов на хранение документации

---

17 февраля 2021

17октября

Ваша заявка успешно отправлена.

Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

После массового перехода на удаленную работу бизнесу понадобились новые решения для связи с сотрудниками, партнерами, поставщиками и клиентами. Программы для организации совместной работы помогают решить проблему: они предоставляют возможности для хранения, редактирования, управления и обмена документами.

Вот несколько удобных сервисов:

• Microsoft Teams интегрируется с популярными офисными приложениями Word, Excel, PowerPoint, OneDrive и Outlook, а также работает в десктопной и облачной версиях;
• G Suite объединяет продукты от Google: Gmail, Таблицы, Документы и Диск;
• Slack позволяет членам удаленной команды общаться в режиме реально времени и совместно работать над проектами.

Популярные сервисы управления совместной работой также включают функции обмена сообщениями и видеозвонки. Zoom — еще один инструмент, который стал популярен в период пандемии. Он позволяет совершать видеозвонки, а также проводить вебинары, лекции и конференции.

Зачем нужно подключать ЭДО

Основной фактор — это преимущества электронного документооборота перед бумажным. Наиболее очевидные из них:

1. Экономия средств.

Организация ЭДО в компании позволяет сэкономить на приобретении бумаги и копировальных расходников, а также услугах доставки. В крупных компаниях расходы на оформление бумажных документов и их доставку довольно значительные, поэтому минимизация расходов при переходе на ЭДО — весомый плюс.

2. Ускорение процесса обмена документами.

Подключение электронного документооборота позволяет сэкономить не только деньги, но и время. Передача документов происходит практически моментально. Сотрудники, которые были привлечены к оформлению и организации передачи бумажных документов, смогут потратить освободившееся время на другие не менее важные задачи.

3. Обеспечение сохранности и безопасности документов.

В системах ЭДО реализована возможность отслеживания статуса документа. Вы всегда будете знать, получил ли документацию контрагент. Кроме того, операторы ЭДО при передаче электронных документов сохраняют их копии на своих облачных серверах, поэтому можно не переживать, что они потеряются. Передача электронной документации осуществляется по зашифрованным каналам связи, что защищает документооборот от «утечки» данных.

4. Оптимизация бизнес-процессов.

Наличие возможных ошибок в электронном документе из-за человеческого фактора компенсируется системой проверки, которая позволяет в считаные минуты исправить все неточности.

5. Электронный архив.

Организация электронного архива позволяет не только освободить выделенное помещение от хранящейся бумаги, но и реализовать для сотрудников удобную систему поиска, с помощью которой можно получить очень быстро доступ к искомому документу.

Организация сканирования и обработка новых документов

В среднем один оператор обрабатывает стандартный пакет из 3-4 документов в течение минуты, и здесь мы можем примерно оценить экономию времени обработки больших объемов данных и понять, сколько операторов будет нужно для обработки. В среднем один оператор может обработать от 5-7 тыс. комплектов документов в месяц.

Не обязательно организовывать централизованное сканирование документов, можно установить точки сканирования в местах приема документов (на складе или удалённом филиале). В дальнейшем документы со сканеров должны будут стекаться на один файловый сервер, где система распознавания обработает их. При этом она может работать круглосуточно, а оператор, выйдя на рабочее место, получит задание на верификацию сканированных документов. После обработки они будут учтены в финансовом архиве.

Наш модуль распознавания использует нейросети и обучаем, и мы можем настроить его таким образом, что он будет распознавать не только, например, факт наличия печати, но и проверять определенную печать, которая должна быть на этом документе. При этом чем больше документов проходит через систему, тем лучше она работает, так как нейросеть обучается.

Единый архив – это СЭД?

Из описанного выше видно, что слово «СЭД» к подобному архиву неприменимо. Параллельно с российскими СЭД на Западе развивались системы управления корпоративным контентом . Конвергенция этих направлений привела к тому, что в последние годы российские СЭД перешли к использованию самоназвания «СЭД/ECM». Пару лет назад ведущая западная аналитическая компания Gartner пришла к выводу, что «ECM мертв». И теперь развиваются системы управления корпоративным контентом, процессами и задачами CSP .

Почему потребовалось новое имя? Если кратко: во-первых, более четким стало именно понимание CSP как платформы для создания расширяемого набора решений. Во-вторых, явно обозначено требование к сервисной организации платформы. В-третьих, очевидна функциональность групповой работы (управление неформализованными взаимодействиями).

Почему стоит доверить создание электронного архива документов нам

1. КОНКУРЕНТОСПОСОБНЫЕ ЦЕНЫ

Редокс ведет открытую ценовую политику. Вы можете узнать все наши цены на сайте и они не будут зависеть от платежеспособности клиента.
Мы поддерживаем свои цены минимальными, настолько, насколько это возможно. Для этого мы стараемся сокращать свои непроизводственные расходы: не тратим лишние средства на рекламу, менеджеров по продажам, выставки, конференции и красивые буклеты.

Мы видим свою задачу в том, чтобы клиент быстро получал отдачу от наших решений. А это возможно только в том случае, если затраты наших клиентов будут экономически обоснованы.Наличие собственного центра обработки данных в Нижнем Новгороде позволяет также предложить очень хорошие условия для проектов, которые можно выполнять на нашей территории.

2. ОПЫТ

Мы давно на рынке и имеем реально большой опыт.Устоявшийся коллектив специалистов со средним опытом работы в индустрии 5-8 лет.Сотни выполненных проектов, миллионы отсканированных листов, существенный парк профессионального оборудования, собственные программные разработки и уникальные технологии.

3. НАДЕЖНОСТЬ

Наша компания дорожит своей репутацией и гордится отсутствием нареканий к нашей работе. Мы не поступаемся качеством ради сиюминутной выгоды и не берем проекты, которые не сможем сделать.

4. СОБСТВЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Имея собственные программные разработки и готовые решения мы готовы гибко подойти к любой проблеме и реализовать даже нетривиальные задачи.

Структура электронного архива на базе платформы DocsVision в банке Рис. 2

Таким образом, нами были рассмотрены преимущества внедрения модуля на платформе DocsVision для совершенствования работы с документами банка в целом.

Преимущества получат также отдельные участники документационного процесса. В частности, целями использования DocsVision, например, для архивиста являются: обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год; получение статистики по заведенным делам за отчетный год — сколько и каких (по сроку хранения) дел было заведено за отчетный год для своевременного принятия решения о расширении хранилища или перевода дел на внешнее хранение; прием и размещение дел в архиве; передача дел на внешнее хранение; своевременное освобождение пространства архива путем уничтожения устаревших дел; отслеживание дел, выданных во временное пользование (контроль сроков возврата); возможность оперативно сообщить, сдавалось ли дело в архив, уничтожено оно или выдано кому-либо на руки; соблюдение норм и законов РФ в части архивного делопроизводства. В частности, сдача дел по личному составу в государственный архив по истечению 10-летнего периода хранения их в организации (в соответствии с законом).

Для Отдела управления документооборотом преимущества использования программного обеспечения DocsVision заключаются в наличии номенклатуры дел СП на текущий год, определяющей группировку документов по делам; в возможности в течение года создавать новые, не предусмотренные изначальной номенклатурой, дела; в списании зарегистрированных в СЭД документов в дела; в освобождении пространства оперативного и временного хранения дел в СП; в возможности в любой момент по любому документу, зарегистрированному в структурном подразделении, оперативно проверить местонахождение документа (рис. 3 — не приводится).

Рисунок 3 — Состав дела на базе платформы DocsVision в банке Рисунок не приводится

Рассмотрим сценарии использования модуля на базе платформы DocsVision:

• Формирование номенклатуры дел на следующий год.
• Изменение номенклатуры дел структурного подразделения в течение года.
• Изменение структуры номенклатуры в течение года.
• Актуализация информации по заведенным делам в текущем году (например, по срокам хранения) (рис. 4 — не приводится).

Рисунок 4 — Редактируемый справочник сроков хранения Рисунок не приводится

• Списание документов, зарегистрированных СЭД в дела (рис. 5 — не приводится).

Россия. Ижевск.

Система управления бизнес-процессами ELMA BPM позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.

Похожие записи:

• Родство: кто кому приходится в семье (схема)
• Какую поддержку получит бизнес в 2023 году
• Какие выплаты положены при производственной травме?