Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы

Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.

В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.

На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».

На руках имеем надлежащую заверенную копию.

Документ заверен по ГОСТу. Есть отметки: «КОПИЯ ВЕРНА», подпись нотариуса
и прочие удостоверяющие реквизиты.

Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.

И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.

Почему, давайте разберемся!

Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.

Как технически изготовить сшив

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

• берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
• концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
• на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
• а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

АПК РФ, Статья 75. Письменные доказательства

1. К письменным доказательствам относятся сведения об обстоятельствах дела, договоры, операции, справки, деловая переписка, цифровые или графические формы записей, иные документы, изготовленные иным способом, позволяющим определить подлинность документа.
2. К письменным доказательствам также относятся протоколы судебных заседаний, протоколы отдельных процессуальных действий и приложения к ним.
3. В качестве письменных доказательств по делу принимаются документы, полученные посредством телевизионной, электронной или иной связи через информационно-коммуникационные сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, предусмотренном федеральным законом Российской Федерации. настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или в порядке, предусмотренном договором. После представления в арбитражный суд копии документа в электронной форме суд вправе истребовать оригинал документа.
4. Документы, представляемые в третейский суд, обеспечивают совершение любого юридически значимого действия с соблюдением требований, указанных в данном виде документа.
5. Письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд, полностью или частично выполнены на иностранном языке и сопровождаются надлежащим образом заверенным переводом на русский язык.
6. Документы, полученные в иностранном государстве, признаются арбитражным судом в качестве письменных доказательств того, что они ратифицированы в установленном порядке.
7. Иностранные официальные документы принимаются арбитражными судами в качестве письменных доказательств без легализации при рассмотрении дел, регулируемых международными договорами Российской Федерации.
8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в виде подлинников или надлежащим образом заверенных копий. Если только часть документа имеет отношение к рассматриваемому делу, представляется заверенная выписка из документа.
9. Если статус дела в соответствии с федеральным или иным нормативным правовым актом подлежит проверке только по таким документам, а также по запросу арбитражного суда, оригиналы документов представляются в арбитражный суд.
10. Имеющиеся в материалах дела подлинные документы по просьбе лица, подавшего заявление, могут быть возвращены ему после вступления в силу судебного акта, которым прекращено производство по делу, если эти документы не переданы другому лицу. Одновременно с заявлением указанное лицо будет предложено судом официально представить заверенную копию документа или заверить копию, оставшуюся в материалах дела.
11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не повредит правильному расследованию дела, такие документы могут быть возвращены в ходе судебного разбирательства до вступления в законную силу судебного акта, завершающего рассмотрение дела.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим-правильным?

Исчерпывающий перечень способов заверения документов, выполненных в форме графической записи, для предоставления суду в качестве доказательств, процессуальным законодательством не определен. Между тем системный анализ применимых норм права позволяет выделить следующие возможные варианты:

1. копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально);
2. копия документа может быть заверена органом, от которого исходит его подлинник, а также иным обладателем информации;
3. копия документа может быть заверена в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

1. заверительную надпись «верно»;
2. должность лица, заверившего копию;
3. личную подпись;
4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
5. дату заверения.

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Рекомендации по заверению копий документов

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы (если нужно). Затем пачка документов сшивается. Причем «сшивается» – глагол очень размытый. Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками. Или в письме-запросе, для ответа на который вы готовите пачку копий, написано именно «сшить нитками в 4 прокола». Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи.

Если вы уверены, что никаких подобных директив не имеется, «сшить» можно и степлером. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.

Так или иначе, наша многостраничная копия сшита. Один из вариантов эстетичного и недорогого сшивания можно посмотреть в моем фото-уроке Как сшить дело.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.
На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).

Руководство как прошивать и заверять документы

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего.

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

• Копия паспорта.
• Заявление на регистрацию ИП.
• Квитанция на оплату госпошлины.
• Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно.

Перед тем, как писать заявление в суд, ответчику отправляется письменное предупреждение. Если должник отреагирует: свяжется с организацией для обсуждения сроков выплат, или внесет необходимую сумму, то подавать иск не понадобится.

Что должно быть указано в прошении:

• информация о заявителе (полное название банка, или компании);
• данные должника (ФИО, адрес регистрации, и так далее);
• полное название судебного органа;
• лаконичное описание сути проблемы;
• список предъявляемых требований к ответчику;
• перечень приложенных документов.

Суд требует прикладывать дополнительные бумаги, чтобы убедиться в правомерности требований истца.

Как выглядит форма иска:

Кредитор вправе потребовать с должника процент неустойки за опоздание по возврату суммы (статья №811 Гражданского кодекса РФ).

В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

• Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
• Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
• Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
• Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
• Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
• Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу.

Заверение документов, прилагаемых к исковому заявлению

данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.

Иным работником юридического лица.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется:

копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника

копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:

имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И

имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

Читайте также:  Льготы ветеранам труда федерального значения в 2023 году

Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия вернаГенеральный директор Личная подпись И.И.ИвановДатаПечать

НазадВерсия для печати

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Копии документов для работника и контрагента

Копии документов могут выдаваться как внутри организации, например, работникам, так и вне ее пределов – партнерам, контролирующим органам и т.д. В связи с чем статья 62 действующего Трудового Кодекса РФ предусматривает следующее правило: не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанные с работой, например, выписку из трудовой книжки, копию приказа о приеме на работу, копию приказа о переводе на другую работу или об увольнении. Работодатель должен также предоставить в трехдневный срок работнику справку о заработной плате, а также справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и другие.

Перечень документов, которые должны быть предоставлены по требованию работника в трехдневный срок остается открытым, а это означает, что работник может запросить копию любого другого документа, который, по его мнению, содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Кроме того, к копиям таких документов применяются правила о надлежащем заверении, а также нормы Закона «О персональных данных». Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то необходимо выдать не копию документа, заверенную надлежащим образом, а выписку из него.

Порядок выдачи и засвидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен в Указе Президиума Верховного Совета СССР N 9779-X от 4 августа 1983 года. В соответствии с данным нормативным актом, организации по заявлениям граждан выдают копии документов, исходящих от них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов лиц к ним обратившихся. Именно этот Указ установил знакомое многим правило выдавать копии документов на фирменных бланках предприятий, учреждений и организаций. Точно так же работодатели могут выдавать имеющиеся в их распоряжении копии документов других юридических лиц, при условии, что получить запрашиваемые документы от непосредственного источника невозможно.

При этом, если необходимые документы были исполнены на бланках юридических лиц, то их реквизиты также воспроизводятся при изготовлении копии. Печатью организации и подписью руководителя свидетельствуется соответствие копии документа оригиналу. Некоторые требования к оформлению копий документов в части проставления заверительной подписи руководителя организации или уполномоченного им лица содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который установил, что ниже реквизита «Подпись» следует проставить заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, заверившего копию документа, его личную подпись с расшифровкой и датой заверения. При заверении копий документов, необходимых для контрагентов в большей степени применяется порядок, аналогичный приведенному.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии; .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно. Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, : главой местной администрации; специально уполномоченным

Похожие записи:

• Мировое соглашение о разделе совместно нажитого имущества супругов
• Алименты с неработающего отца на ребенка в 2023 году
• Налог с продажи квартиры пенсионерам в 2023 полученной по наследству