Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Основные моменты перехода на онлайн-кассу
Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.
На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.
После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:
- наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- заводской номер и модель ККТ;
- заводской номер и модель фискального накопителя.
В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:
- при применении в составе автоматического устройства;
- при использовании платежным агентом;
- при проведении расчетов в интернете;
- при разносной, развозной продаже;
- при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.
В каких случаях требуется перерегистрация
По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:
- смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
- переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
- передаче ККТ из одного филиала в другой.
Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.
Для перерегистрации потребуются:
- квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
- касса, подключенная к интернету.
Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.
- В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
- В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
- В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
- Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.
На заметку!
Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.
- Нажмите «Подписать и отправить».
- Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».
Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.
Завершение регистрации онлайн-кассы в ФНС
Чтобы полностью завершить процесс регистрации ККТ Атол в ФНС нужно обязательно вернуться в ЛК, выбрать там нужный кассовый аппарат и щелкнуть на него. Далее кликнуть на «Завершить» и внести в форму актуальную дату и время фискализации, которые указаны в распечатке. Также потребуется указать фискальный признак и номер ФД.
Окончательно заверить анкету можно только с помощью электронной подписи. После нажатия кнопки «Отправить» в окне уведомлений появится оформленный запрос с возможностью просмотра списка документов, которые были отправлены в налоговую службу. Если процесс успешно завершен, то должна появиться надпись «ККТ зарегистрирована».
После этого можно переходить к настройке параметров устройства, для которой в сервисе ОФД предусмотрен раздел для подключения нового оборудования. Пользователю достаточно щелкнуть на надпись «Подключить» и в открывшемся окне заполнить поля, указав данные о предприятии или ИП, фискальном накопителе и кассовом аппарате. Вся необходимая информация есть в распечатке отчета о регистрации ККТ Атол.
После проверки внесенной информации потребуется отправить запрос на подключение. После его одобрения можно пользоваться онлайн-кассой – проводить транзакции и пробивать фискальные чеки.
Как правило при регистрации ККТ Атол в ФНС не возникает сложностей. Если же проблемы все-таки возникли и завершить процесс не удалось из-за ошибки на каком-то этапе, то за помощью можно обратиться к специалистам авторизованного сервисного центра. Они подскажут, как устранить неисправность и успеть вовремя зарегистрировать ККМ, чтобы не попасть под административную ответственность за нарушение закона.
Заключение договора с ОФД перед регистрацией фискального регистратора в налоговой
Для работы в личном кабинете на сайте ОФД и удаленной постановки кассы на учет в налоговой понадобится электронная подпись (ЭП). Она представляет собой информацию, сохраненную, как правило, на USB-носитель и защищенную криптографически. Позволяет дистанционно идентифицировать лицо, имеет юридическую силу аналогичную подписи «от руки».
Причины отказа в постановке оборудования на учет
В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.
Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.
Регистрация ККТ пошаговая инструкция
Зарегистрировать контрольно-кассовую технику можно несколькими способами:
- присутствие в территориальном налоговом органе,
- регистрация онлайн, через личный кабинет налогоплательщика,
- через оператора фискальных данных.
В первом случае вам придётся как минимум два раза прийти в учреждение. Следовательно, потеряете лишнее время, ожидая своей очереди. Второй вариант универсален и удобен. Предлагаем рассмотреть его детально.
Чтобы перейти к ней, нужно иметь квалифицированную электронную подпись. Не путайте с обычной ЭП. От неё КЭП отличается тем, что выдаётся в специальном органе – в доверенных центрах ФНС.
Также потребуется договор с ОФД, о котором мы говорили выше.
Важно заранее проверить технику. Будет обидно, если вы пройдёте регистрацию, а ККТ не соответствует нормам закона. Итак, пройдитесь по следующим критериям и убедитесь, что они все выполнены:
- контрольно-кассовая техника в рабочем состоянии и не имеет поломок;
- на месте все марки-пломбы;
- в комплекте есть технический паспорт и документы по правильной эксплуатации;
- есть знак «Сервисное обслуживание»;
- предусмотрена техническая поддержка от официального производителя и поставщика;
- на корпусе есть идентификационный знак по образцу ФНС.
Фискализация ККТ: ввод регистрационного номера
После успешной проверки заявления на регистрацию кассы, ей будет присвоен регистрационный номер. Он нам понадобится при совершении регистрационных действий на кассовом аппарате для получения ФД и ФП. Эти данные нам необходимы для завершения процедуры регистрации ККТ в ФНС.
О том, как зарегистрировать кассовый аппарат Атол мы уже рассказывали в другой статье. В ней подробная инструкция как фискализировать ККТ. Другие онлайн-кассы регистрируются подобным способом.
Если при вводе регистрационного номера в ККТ вы ошиблись с вводом номера, то фискальный накопитель придется выбросить. Внимательно проверяйте всю введенную информацию с той, что в личном кабинете ФНС. Каждый кассовый аппарат выдает предварительный чек для проверки введенных данных.
Когда лучше обращаться к специалистам?
Зарегистрировать одну или несколько онлайн-касс в ИФНС можно самостоятельно, однако задача усложняется, если вам необходимо поставить на учет десятки или сотни различных моделей для сетевых магазинов либо при ведении различных видов предпринимательской деятельности. Если вы не готовы многократно вводить многочисленные параметры, не допуская ошибок и отложив насущные дела, имеет смысл поручить регистрацию ККТ профессионалам.
В нашей компании вы можете заказать онлайн-кассу с подключением к ОФД и постановкой на учет в налоговой. Все работы по регистрации и настройке оборудования производят специалисты, учившиеся непосредственно у производителей ККТ. Мы хорошо разбираемся в требованиях к оборудованию для ИП и ООО и подбираем для каждого клиента наиболее удачную модель онлайн-кассы с учетом характера его бизнеса.
Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу
Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.
- Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации фирмы (в «своей» территориальной налоговой).
- Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.
Сущность фискализации — в активации фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-кассы. Для ее проведения нужно (условимся, что регистрация ККТ проводится онлайн):
- Открыть программу от производителя онлайн-кассы — предназначенную специально для фискализации.
Например, для касс от АТОЛ используется программа EcrRegistration.exe.
- С помощью программы синхронизировать время на кассе и на ПК (которое к тому моменту должно быть точно установлено — в соответствии с локальным часовым поясом).
- Указать в программе сведения о хозяйствующем субъекте. Как правило, к ним относятся:
- название магазина;
- адрес расположения торговой точки;
- ИНН хозяйствующего субъекта;
- регистрационный номер кассы в ФНС (указывается на странице, которая оставлена нами открытой по завершении подачи заявления онлайн).
По-прежнему не закрываем ту страницу.
- Выбрать систему налогообложения.
- Выполнить фискализацию — то есть, активацию фискального накопителя.
Типичные ошибки при регистрации устройства
- Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
- Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
- Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
- Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.
При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.
Как зарегистрировать фискальный регистратор в налоговой
Фискальный регистратор – основной элемент кассового аппарата, обязательного для совершения денежных операций организациями и предпринимателями. Он представляет собой онлайн-кассу, которую, согласно законодательству, нужно регистрировать в налоговой.
Фискальные регистраторы со встроенным накопителем не только фиксируют, но также записывают данные в фискальную память и на ЭКЛЗ (электронную контрольную ленту). В аппаратах нового поколения ЭКЛЗ заменена на фискальный накопитель.
Обычно фискальный регистратор подключается к кассе внешним образом, как дополнительное устройство. Такой прибор, в отличие от внутреннего, способен также печатать бумажные чеки. Регистраторы адаптированы для подключения к ККТ всех видов для стационарной и выездной торговли (установленным на торговой точке, мобильным, смартфонам).
Отчет о регистрации ККТ
Чуть подробнее расскажем про отчет о регистрации ККТ. Это документ, который кассовый аппарат распечатывает в процессе фискализации — после того, как в кассу ввели регистрационный номер и прочие сведения.
Как выглядит отчет? Как обычный кассовый чек, где сверху выбито «ОТЧЕТ О РЕГИСТРАЦИИ». Отдельной строкой указаны параметры фискализации, которые представляют собой последовательность из 10 цифр. В чеке они обозначены как ПД или ФПД. Именно их нужно передать в налоговую, чтобы завершить фискализацию (см. табл.).